Análise do método e critérios para determinação do valor dos documentos nas tabelas de temporalidade da administração pública municipal

Abstract

A avaliação arquivística é uma prática essencial para organização dos arquivos, a qual concentra-se na atribuição de valores aos documentos de arquivo, de forma a selecionar os documentos que são de guarda permanente e os que são elimináveis, tendo a compreensão de parâmetros legais a partir da necessidade administrativa do órgão ou entidade, incluindo a observação dos aspectos do comportamento informacional nos arquivos, de modo a verificar os usos e buscas por informação nos serviços de arquivo oferecidos à sociedade. Para tanto, tem-se como objetivo a reflexão sobre os critérios e estratégias, especialmente, no contexto da avaliação arquivística. Buscou-se reconhecer e compreender como os funcionários públicos, os produtores e acumuladores dos documentos, em suas rotinas administrativas, atribuem valor aos documentos de arquivo para a elaboração do instrumento da gestão de documentos, a Tabela de Temporalidade de Documentos da Secretaria Municipal de Mobilidade Urbana e Sistema Viário da Prefeitura de Rio Claro no Estado de São Paulo e da Secretaria Municipal de Administração da Prefeitura de Limeira no Estado de São Paulo. A metodologia de pesquisa caracteriza-se qualitativa, com objetivo exploratório, especificamente, através do estudo de caso múltiplo. E os procedimentos metodológicos destacam-se o levantamento bibliográfico, a pesquisa documental dos atos normativos dos sistemas de arquivos e de implementação nas secretarias municipais estudadas e entrevista semiaberta. Conclui-se, que os critérios de atribuição de valor aos documentos pelas secretarias municipais consideraram os aspectos da cultura organizacional, reconhecendo a legislação vigente, porém, considerando as necessidades dos usuários internos e usuários externos, observando a solicitação de documentos e informações pela administração, cidadão e órgãos fiscalizadores (usos e frequência dos pedidos) e os pressupostos básicos estabelecidos pelos servidores pelo conhecimento e experiência administrativa no órgão para realizar o processo de avaliação arquivística na elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos.

Archival appraisal is an essential practice for organizing archives, which focuses on assigning values to archival documents, in order to select which documents should be kept permanently and which should be disposed of, with an understanding of legal parameters based on the administrative needs of the body or entity, including the observation of aspects of information behaviour in archives in order to verify the uses and searches for information in the archival archives services offered to the society. To this end, the aim is to reflect on criteria and strategies, especially in the context of the archival appraisal. The aim was to recognize and understand how civil servants, the producers and accumulators of documents, in their administrative routines, attribute value to archival documents for the preparation of the document management instrument, the Records Schedule of the Municipal Department of Urban Mobility and Road System of the Municipality of Rio Claro in the State of São Paulo and of the Municipal Department of Administration of the Municipality of Limeira in the State of São Paulo. The research methodology is qualitative, with an exploratory objective, specifically through a multiple case study. The methodological procedures include a bibliographical survey, documentary research of the normative acts of the archives systems and their implementation in the municipal departments studied, and semi-open interviews, The conclusion is that the criteria for assigning value to documents by the municipal departments took into account aspects of organizational culture, recognizing the legislation in force, but considering the needs of internal and external users, observing the request for documents and information by the administration, citizens and supervisory bodies (uses and frequency of requests) and the basic assumptions established by the employees due to their knowledge and administrative experience in the body to carry out the archival appraisal process in the preparation of the Records Schedule.