Universidade Estadual Paulista Campus de Marília - Faculdade de Filosofia e Ciências Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação RODRIGO RODRIGUES A INTELIGÊNCIA COMPETITIVA ORGANIZACIONAL E OS SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO ERP: ESTUDO NAS INDÚSTRIAS CALÇADISTAS DE JAÚ Marília 2009 1 RODRIGO RODRIGUES A INTELIGÊNCIA COMPETITIVA ORGANIZACIONAL E OS SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO ERP: ESTUDO NAS INDÚSTRIAS CALÇADISTAS DE JAÚ Marília 2009 Dissertação apresentada ao Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação, da Faculdade de Filosofia e Ciências, Universidade Estadual Paulista, campus de Marília, como parte das exigências para obtenção do título de mestre em Ciência da Informação. Orientadora: Profa. Dra. Marta Lígia Pomim Valentim Linha de Pesquisa: Gestão, Mediação e Uso da Informação 2 RODRIGO RODRIGUES A inteligência competitiva organizacional e os sistemas integrados de gestão ERP: estudo nas indústrias calçadistas de Jaú Banca Examinadora: ______________________________________________________ Presidente e Orientadora: Profa. Dra. Marta Lígia Pomim Valentim Professora do Departamento de Ciência da Informação Faculdade de Filosofia e Ciências Universidade Estadual Paulista – UNESP, Campus Marília ______________________________________________________ Membro Titular: Prof. Dr. José Osvaldo De Sordi Professor do Departamento de Pós Graduação em Administração Universidade Municipal de São Caetano do Sul ______________________________________________________ Membro Titular: Profa. Dra. Bárbara Fadel Professora do Departamento de Ciência da Informação Faculdade de Filosofia e Ciências Universidade Estadual Paulista – UNESP, Campus Marília 3 Embora seja tentador buscar respostas simples para problemas complexos e lidar com incertezas fingindo que elas não existem, geralmente se decide melhor sabendo mais do que sabendo menos, ainda que o ‘menos’ possa parecer mais claro e mais definido (DAVENPORT, 1998, p. 11). 4 Dedico este trabalho ao meu pai João e aos meus avós maternos Aurélia e Ernesto, in memorian, que em vida muito trabalharam para que este dia chegasse. Dedico especialmente à minha filha Bárbara e aos meus irmãos, Ramiro, Melissa, Klaus, Beto e Vitória, para servir de exemplo, bem como para que tenham a possibilidade de sentir a mesma realização que sinto neste momento. 5 AGRADECIMENTOS Primeiramente aproveito o momento para agradecer às mulheres da minha vida: � A poderosa Santa Rita, que mesmo nos meus momentos de dúvidas, nunca deixou de interceder por mim diante do supremo, me dando força nos momentos que mais precisei. � À minha mãe Sueli e Paula, in memorian, que muito ajudaram na formação do meu caráter me transformando no que sou hoje. � À Dona Cida, que mesmo sem entender o que é um mestrado, sempre torceu para o meu sucesso, e rezou para o meu bem estar, principalmente nas horas em que eu me deslocava pelas rodovias percorridas rumo à UNESP em Marília. � À doutora Marta Lígia Pomim Valentim, minha querida orientadora, a quem já admirava de longe, e que se mostrou uma mulher de muita coragem ao aceitar orientar alguém completamente marginalizado à academia, me tornando com sua sabedoria e tratamento um pesquisador motivado. � A doutora Barbara Fadel, querida professora, que me recebeu calorosamente na entrevista individual, e me concedeu informações valiosas em aulas e na banca de qualificação, e me encorajou com força e tratamento para prosseguir este caminho. � As minhas queridas amigas do grupo de pesquisa, pelas deliciosas tardes de conhecimentos e “guloseimas”. Aproveito para agradecer os grandiosos homens que conheci do decorrer desse processo: � Os amigos Marco Antonio Torres e Ricardo Veronesi, que se tornaram inesquecíveis, possibilitando oportunidades e motivações em minha carreira docente tão sonhada. � Ao amigo Cesar Cusin, que a partir de encontros em disciplinas cursadas, agora é quase um irmão. � Ao professor José Osvaldo De Sordi, a quem já conhecia através da literatura e que tive o prazer de ter em minha banca de qualificação e defesa. Com certeza esses homens são exemplos a serem seguidos. 6 Agora peço licença para agradecer aos membros mais importantes da minha vida, que juntos me ajudaram a alimentar esse sonho: � Agradeço aos meus queridos “anjos” Wood e Mel pelos afagos, lambidas e momentos de descontrações em meio a tantas letras e livros. � E agradeço especialmente à querida Tania, pessoa muito especial com quem criei um mundo que só nos entendemos, não importando onde estaremos ou para onde iremos, juntos ou não, somos e fomos um. 7 RODRIGUES, Rodrigo. A inteligência competitiva organizacional e os sistemas integrados de gestão ERP: estudo nas indústrias calçadistas de Jaú. Marília: UNESP, 2009. 112f. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) – Programa de Pós Graduação em Ciência da Informação – Faculdade de Filosofia e Ciências, UNESP/Marília. RESUMO No mundo globalizado as informações têm papel extremamente importante, visto que a internacionalização da economia exige excelência em relação aos sistemas de informação e documentação, por isso mesmo as informações se tornaram um recurso de gestão extremamente importante, mas nem sempre são valorizadas corretamente por parte das organizações. Nos ambientes organizacionais é absolutamente necessária a utilização de recursos tecnológicos para mediar o acesso e uso da informação pelo usuário, bem como para apoiar as distintas atividades organizacionais, desde as atividades cotidianas, o processo decisório, até o planejamento de ações estratégicas. O foco do problema de pesquisa refere-se aos fluxos informacionais em âmbito organizacional, mais especificamente os fluxos informacionais vinculados ao processo de inteligência competitiva organizacional (ICO). O objetivo deste estudo visava a analisar a contribuição das tecnologias de informação e comunicação (TICs), através dos sistemas integrados de gestão, mais especificamente o Enterprise Resource Planning (ERP), aplicado ao processo de inteligência competitiva organizacional nas indústrias associadas ao Sindicato Calçadista da cidade de Jaú/SP. Estudou-se os conceitos, definições, métodos e técnicas relacionados ao processo de ICO e às TICs, mais especificamente o ERP, por meio da análise da literatura nacional e internacional, assim como identificou-se e analisou-se no universo pesquisado as indústrias que possuem e aplicam o sistema ERP ou outro sistema semelhante, visando a analisar a relação do uso desse tipo de sistema para a competitividade organizacional. Da mesma forma, verificou-se a ocorrência do uso de métodos e técnicas aplicados ao processo de inteligência competitiva organizacional, desde que baseados em sistemas ERP. A pesquisa é descritiva exploratória, de natureza qualitativa, isto é, analisa os dados e as informações coletados na pesquisa de campo mediante contato direto com o objeto em estudo. Os instrumentos utilizados para a coleta de dados são o questionário e a entrevista estruturada. Os questionários foram enviados às empresas participantes, através de correio eletrônico ou correio normal, acompanhados de uma carta de apresentação com orientações de preenchimento. As empresas que responderam ao questionário foram visitadas pelo pesquisador com o propósito de esclarecer dúvidas pendentes, bem como complementar as informações fornecidas pelos respondentes. A análise dos dados e informações coletados foi realizada, por meio da aplicação do método de ‘Análise de Conteúdo’ de Bardin, possibilitando a elaboração e a apresentação dos resultados, considerações e recomendações. A discussão deu enfoque à utilização do sistema ERP, como grande potencializador de informações capaz de criá-la, armazená-la e disseminá-la quando necessária, possibilitando o processo de ICO na empresa visando ao processo decisório. Considera-se que os objetivos da pesquisa foram atingidos de forma satisfatória, notando-se ser o sistema ERP uma base importante para a implantação do processo de ICO. Convém ressaltar que devido à escassa bibliografia sobre o assunto, esse trabalho foi de grande importância e trouxe contribuições relevantes para Ciência da Informação, principalmente, no que tange ao uso dos sistemas de informação como alicerce para o processo de ICO. Palavras-Chave: Inteligência Competitiva Organizacional; Sistemas de Informação; Sistema Integrado de Gestão (SIG); Enterprise Resource Planning (ERP); Tecnologias de Informação e Comunicação (TICs). 8 RODRIGUES, Rodrigo. The organizational competitive intelligence and the management integrated systems ERP: study in footwear industries of Jaú city. Marília: UNESP, 2009. 112p. Dissertation (Master in Information Science) – Post Graduation Program in Information Science – Faculdade de Filosofia e Ciências, UNESP/Marília. ABSTRACT In the world globalized the information have seen, extremely important role that to economy and requires excellence regarding the information and documentation systems, by that even the information became a resource of extremely important management, but do not always be valued correctly on the part of organizations. In organizational environments is absolutely necessary the utilization of technological resources for mediate the access and use of information by the user, as well like for support the distinct organizational activities, since the routine activities, the decision making process, until the planning of strategic actions. The focus of problem of research refers to the information flows in organizational scope, more specifically the information flows linked to the organizational competitive intelligence process (OCI). The objective of this study aims analyze the contribution of information and communication technologies (ICTs), through the management integrated systems, more specifically the Enterprise Resource Planning (ERP), applied to the organizational competitive intelligence process in the associated industries to the Footwear Syndicate of Jaú/SP city. Intends to study the concepts, definitions, approaches and techniques related to the OCI process and ICTs, more specifically the ERP, through the analysis the international and national literature, as well as intends identify and analyze in universe researched the industries that possess and apply the system ERP or another similar system, aiming at analyze the relation of the use of that system kind for the organizational competitiveness. Similarly, intends to verify the occurrence of use of approaches and techniques applied to the organizational competitive intelligence process, since based in ERP systems. The research is descriptive exploratory, of qualitative nature, analyzes data and information collected in the reality through the direct contact with the object in study. The instruments utilized for data collect are the questionnaire and structured interview. The questionnaires sent to participants companies, through e-mail or mail, accompanied of a presentation letter with filling orientation. The companies that answered the questionnaire were visited by the researcher with the purpose of clear complementary and pending doubts the information supplied. The analysis of data and information collected was carried out, by means of the application of the approach of 'Content Analysis' of Bardin, enabling the elaboration and the presentation of the results, considerations and recommendations. The argument gave approach to the utilization of the system ERP, as big power of capable information of create, store and disseminate when necessary, enabling the ICO process in the company aiming at to the decision making process. Considers that the objectives of the research were reached of satisfactory form, noticing be been the system ERP an important base for the implementation of ICO process. Stands out that due to the scarce bibliography about the matter, that work was of big importance and brought prominent contributions for Information Science, mainly, in what plays to the use of information systems as foundation for ICO process. Keywords: Organizational Competitive Intelligence (OCI); Information Systems; Management Integrated System (MIS); Enterprise Resource Planning (ERP); Information and Communication Technologies (ICTs). 9 LISTA DE FIGURAS P. Figura 1 - Características do APL......................................................... 16 Figura 2 - Características Essenciais de um APL............................... 17 Figura 3 - Matriz Swot............................................................................ 31 Figura 4 - Matriz Swot – Detalhada....................................................... 32 Figura 5 - Esquema do Ato Comunicativo Proposto.......................... 41 Figura 6 - Distribuição, Disseminação e transferência...................... 47 Figura 7 - Nova Abordagem da Estratégia Moderna........................... 56 Figura 8 - Características Diferenciais entre Dados, Informação e Conhecimento....................................................................... 61 Figura 9 - Quadro Comparativo GI, GC e ICO...................................... 62 Figura 10 - Evolução das Tecnologias de Informação e Comunicação...................................................................... 70 Figura 11 - Classificação das empresas................................................ 87 Figura 12 - Resultado do Pré-Teste........................................................ 95 Figura 13 - Características da Empresa A............................................. 96 Figura 14 - Características da Empresa B............................................. 97 Figura 15 - Características da Empresa C......................................... 98 10 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS APL - Arranjo Produtivo Local CI - Ciência da Informação CPD - Centro de Processamento de Dado DSC - Discurso do Sujeito Coletivo ERP - Enterprise Resource Planning FIESP - Federação das Indústrias de São Paulo FOFA - Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças GC - Gestão do Conhecimento GI - Gestão da Informação IC - Inteligência Competitiva ICO - Inteligência Competitiva Organizacional MRP - Material Requirement Planning MRP II - Manufacturing Resource Planning PPCP - Programação, Planejamento e Controle de Produção SAD - Sistema de Apoio à Decisão SAD - Sistema de Apoio à Decisão SEBRAE - Serviço Brasileiro de Apoio às Micros e Pequenas Empresas SI - Sistema de Informação SIE - Sistema de Informação Estratégica SIG - Sistema de Informação Gerencial SINDICALÇADOS - Sindicato da Indústria de Calçados de Jaú SIO - Sistema de Informação Operacional SSD - Sistema de Suporte à Decisão SWOT - Streghts, Weaknesses, Opportunities and Threats TGS - Teoria Geral de Sistemas TI - Tecnologia da Informação TIC - Tecnologias de Informação e Comunicação UFSCar - Universidade Federal de São Carlos USP - Universidade de São Paulo UNESP - Universidade Estadual Paulista 11 SUMÁRIO INTRODUÇÃO ..................................................................................................... 13 CAPÍTULO 1: O PROCESSO DE INTELIGÊNCIA COMPETITIVA ORGANIZACIONAL ................................................................... 21 1.1 Inteligência Competitiva Organizacional ................................................ 21 1.1.2 Inteligência Competitiva Organizacional como Processo ................... 22 1.2 Sociologia das Organizações ................................................................. 25 1.3 Cultura e Clima Organizacional ............................................................. 33 1.4 Gestão de Pessoas.................................................................................. 38 1.5 Comunicação Organizacional e Informacional ..................................... 41 CAPÍTULO 2: O USO DA INFORMAÇÃO NO CONTEXTO ORGANIZACIONAL .................................................................................................... 49 2.1 Mediação da Informação Organizacional .............................................. 49 2.2 Prospecção e Monitoramento Informacional ........................................ 50 2.3 Implantação de Estratégias Competitivas ............................................. 53 2.4 Gestão da Informação ............................................................................. 59 2.5 Gestão do Conhecimento ....................................................................... 60 CAPÍTULO 3: TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO (TICS) . 64 3.1 Tecnologias de Informação .................................................................... 65 3.2 Desafios da Tecnologia ........................................................................... 66 3.3 Organização Virtual ................................................................................. 67 3.4 Teoria Geral de Sistemas ........................................................................ 72 3.5 Sistemas de Informação .......................................................................... 75 3.6 Sistema de Informação Gerencial .......................................................... 76 3.7 Sistema Integrado de Gestão ................................................................. 77 3.7.1 Levantamento de Necessidades ............................................................ 78 3.7.2 Cultura e Capacitação ............................................................................. 79 3.7.3 Processo de Implantação ....................................................................... 81 CAPÍTULO 4: PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS, ANÁLISE E APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS .................................... 83 4.1 Procedimentos de Coleta de Dados ....................................................... 88 4.2 Procedimentos de Análise dos Dados Coletados................................. 91 4.3 Análise e Apresentação dos Resultados ............................................... 93 4.4 Resultados do Pré-Teste ......................................................................... 95 4.5 Análise e Apresentação dos Questionários Fechados ......................... 95 4.5.1 Empresa A ................................................................................................ 96 12 4.5.2 Empresa B ................................................................................................ 97 4.5.3 Empresa C ................................................................................................ 98 4.6 Análise e Apresentação das Entrevistas ............................................... 99 4.6.1 Entrevistas - Empresa A ......................................................................... 100 4.6.2 Entrevistas - Empresa B ......................................................................... 100 4.6.3 Entrevistas - Empresa C ......................................................................... 101 4.6.4 Comparação entre as Empresas A, B e C ............................................. 102 CONSIDERAÇÕES FINAIS ................................................................................. 108 REFERÊNCIAS .................................................................................................... 112 APÊNDICE A - Carta de apresentação .............................................................. 118 APÊNDICE B - Questionário .............................................................................. 119 APÊNDICE C - Roteiro de entrevista ................................................................ 123 APÊNDICE D – Comparação: Empresas A, B e C: Tecnologia e ERP ........... 124 APÊNDICE E – Comparação: Empresas A, B e C: Liderança ......................... 125 APÊNDICE F – Comparação: Empresas A, B e C: ICO ................................... 126 13 INTRODUÇÃO É perceptível a constante busca por tecnologias que auxiliem a melhoria da produtividade e competitividade nas empresas. No Brasil desde meados dos anos 70, a implantação de novas tecnologias tem sido acompanhada de perto por profissionais e pesquisadores da área, com a finalidade de obter informações para subsidiar as reflexões sobre os impactos que as tecnologias causaram nas empresas. Destaca-se que várias tecnologias vêm sendo utilizadas no ambiente empresarial, com distintos objetivos e aplicações. Da moderna empresa aos serviços públicos, todos os setores tendem a se modernizar e, nesse contexto, as tecnologias são imprescindíveis. Contudo, não basta somente tecnologia, a informação é o elemento mediador desse avanço tecnológico. No setor empresarial a informação passa a ser um ativo importante, pois interfere e influi no comportamento empresarial. Essa importância da informação não passou despercebida pela academia, uma vez que várias áreas exploram os diversos aspectos da informação. Para Saracevic (1996, p.42), três são as características gerais que se constituem na razão da existência e da evolução da Ciência da Informação (CI): a natureza multidisciplinar, a conexão à tecnologia da informação e participação ativa e deliberada na evolução da Sociedade da Informação. Dentre elas enfatiza-se a segunda característica, cujo foco vincula a CI às tecnologias de informação (TI). As empresas estruturam seus planejamentos estratégicos, objetivando a execução de ações na busca por resultados efetivos, e de forma pró-ativa buscam perpetuar-se no mercado. Inevitavelmente, a tecnologia é parte integrante dos processos organizacionais. [Ciência da Informação] é um campo dedicado às questões científicas e à prática profissional voltadas para o problema da efetiva comunicação do conhecimento e de seus registros entre os seres humanos, no contexto social, institucional ou individual do uso e das necessidades de informação. No tratamento destas questões são consideradas de particular interesse as vantagens das modernas tecnologias informacionais (SARACEVIC, 1996, p.47). Na Ciência da Informação são encontradas duas perspectivas históricas. A primeira enfatiza o movimento dos documentalistas europeus, do final do Século XIX. A segunda elege a explosão da informação e das tecnologias de informação e comunicação (TICs), conforme as idéias pioneiras de Vannevar Bush (1945). 14 Tendo por objeto o estudo rigoroso da informação, uma vez que se percebe a necessidade de analisar a construção, armazenamento, disseminação e utilização da informação em ambientes organizacionais, assim como se valendo dos princípios, fundamentos e métodos científicos da área, observa-se que pelo menos no que tange ao contexto brasileiro, os profissionais da informação, ainda, não estão inseridos de forma efetiva nos ambientes empresariais. Profissionais de outras áreas como, por exemplo, Informática, Computação, Sistemas, Organização e Métodos entre outras, têm concentrado seus esforços em resultados estratégicos e superação de metas imediatistas e, muitas vezes, reducionistas. Observa-se através da vivência nos ambientes organizacionais, que o uso da informação e do conhecimento organizacional produzidos ao logo do tempo, não são valorados como se deveria. Assim, defende-se que o desenvolvimento informacional em organizações competitivas é extremamente importante, porquanto é necessária para a geração de novos conhecimentos. Na dinâmica organizacional, a entrada de dados e informações se torna freqüente, mas nem sempre as pessoas que nela atuam fazem uso dessa massa informacional de forma correta, motivo pelo qual a fragmentação dos fluxos informacionais ocorre. As tecnologias de informação (TI) permitem que os gestores e os usuários se comuniquem com mais eficácia, visando à máxima eficiência. Atualmente, a utilização dos sistemas de informação gerencial (SIGs) é uma necessidade das empresas. Um SIG tem um importante papel na gestão da informação, porém, é preciso ter uma visão holística dos processos organizacionais, ou seja, integrar os diferentes SIGs. Surge a utilização de um sistema integrado de gestão, qual seja, o Enterprise Resource Planning (ERP), que neste caso, é abordado como um sistema integrador de informações para os gestores, cujo sistema é constituído por um pacote de softwares que permite a integração de dados e informações de todos os SIGs utilizados em uma determinada empresa. Geralmente o ERP se constitui em um ‘pacote’ pronto e comercializado para diferentes organizações e, por isso, necessita de certa adequação ou personalização para atender as necessidades de cada organização usuária, ou seja, devido às necessidades específicas de cada organização, os projetos são parametrizados e customizados de forma individual, conforme as necessidades de cada uma, porém os objetivos são os mesmos, gerar informações com a finalidade de obter maior produtividade e competitividade de mercado. 15 Esse contexto nos leva a refletir e questionar se é possível obter a inteligência competitiva organizacional (ICO), analisando os processos organizacionais através da utilização da tecnologia ERP. Dessa maneira, essa pesquisa pretende identificar os fluxos informacionais geridos por essa ferramenta nas indústrias calçadistas de Jaú. A escolha da cidade de Jaú tem como principal característica a localização central no Estado de São Paulo, cuja caracterização será mais detalha nos próximos capítulos. Definiu-se trabalhar com o Arranjo Produtivo Local (APL) de calçados da cidade de Jaú. A troca de informações em sistemas de aglomerados industriais acontece de duas maneiras: formalmente ou informalmente. No âmbito formal ou explícito, ocorre através de ações estruturadas, por outro lado, no âmbito informal ou tácito, ocorre por meio de ações não estruturadas. O país já passou por diversas crises econômicas e as enfrentou de maneiras diferentes. O APL pode ser considerado uma das tentativas do mercado nacional atender as demandas e novas necessidades concorrenciais do mercado internacional. Um Arranjo Produtivo Local é caracterizado pela existência da aglomeração de um número significativo de empresas que atuam em torno de uma atividade produtiva principal. Para isso, é preciso considerar a dinâmica do território em que essas empresas estão inseridas, tendo em vista o número de postos de trabalho, faturamento, mercado, potencial de crescimento, diversificação, entre outros aspectos (SEBRAE, 2003, p.1). A proposta de congregar empresas em sistemas e/ou arranjos produtivos locais, fundamenta-se na visão evolucionista sobre inovação e mudança tecnológica, em que se destacam: � O reconhecimento de que inovação e conhecimento colocam-se, cada vez mais, visivelmente como elementos centrais da dinâmica e do crescimento de nações, regiões, setores, organizações; � A compreensão de que a inovação e o aprendizado, enquanto processos dependentes de interações são fortemente influenciados por contextos econômicos, sociais, institucionais e políticos específicos; � A idéia de que existem marcantes diferenças entre os agentes e suas capacidades de aprender, as quais refletem e dependem de aprendizados anteriores; 16 � A visão de que se por um lado informação e conhecimento apresentam condições crescentes de transferência, – dada a eficiente difusão das tecnologias de informação e comunicação –, de conhecimentos tácitos de caráter localizado e específico, por outro lado continuam tendo um papel primordial para o sucesso inovador e permanecem difíceis (senão impossíveis) de serem transferidos. Em relação à estrutura dos APLs, pode-se mencionar que variam desde os mais rudimentares até aqueles mais complexos e articulados. Assim, do ponto de vista normativo, não basta desenvolver indicadores e mapas objetivando identificar a quantidade de arranjos existentes e suas diferentes configurações e graus de desenvolvimento (CASSIOLATO; SZAPIRO; LASTRES, 2004, p.2). Segundo o esquema do SEBRAE pode-se caracterizar um APL da seguinte forma: Figura 1: Características do APL. Fonte: Sebrae/SP – 2004 – p.1 � Identificação e Seleção dos APLs: uma das formas de identificação é a utilização de ferramentas de análise estatística para encontrar a aglomeração de empresas de um mesmo setor; � Conhecimento do Ambiente: permite agregar vantagens decorrentes da especialização; capacidade de criar mudanças; gerar e criar idéias; maior 17 segurança nas decisões em relação aos riscos e à incerteza e da identificação e aproveitamento das sinergias geradas no interior do APL; � Fortalecimento da Dinâmica do APL: inclui atividades de capacitação dos recursos humanos em temas de cooperação empresarial e, principalmente, aos coordenadores dos APLs; a realização de ações coletivas de fortalecimento dos mecanismos de cooperação entre empresas e instituições; a identificação de programas e serviços que necessitam da cooperação com universidades e com outras instituições especializadas; criação de um grupo gestor; � Elaboração do plano de desenvolvimento: definição da forma de gestão do projeto. Convém reforçar que basicamente o APL tem três características essenciais, conforme segue: Localização � Proximidade ou concentração geográfica. Atores � Grupos de pequenas empresas; � Pequenas empresas nucleadas por grande empresa; � Associações, instituições de suporte, serviços, ensino e pesquisa, fomento, financeira etc. Características � Intensa divisão de trabalho entre as firmas; � Flexibilidade de produção e de organização; � Especialização; � Mão-de-obra qualificada competição entre firmas baseada em inovação, estreita colaboração entre as firmas e demais agentes do fluxo intenso de informações. Figura 2: Características Essenciais de um APL. Fonte: Cassiolato,Szapiro e Lastres – 2004 – p.3 Em primeiro lugar, convém discutir de que maneira as questões como a proximidade geográfica e as aglomerações industriais e, conseqüentemente, à importância crescente do local vêm sendo analisadas por algumas correntes do pensamento econômico. O APL só funciona se as empresas se conhecem e possuem condições e facilidades de comunicação. Em um primeiro momento espera-se de um APL, o aumento da produção e qualidade do produto devido a troca de informações, esse ponto inicial é complicado, pois gera desconfiança entre alguns associados, mas com o sucesso e organização do APL a troca de experiências, a troca de tecnologia e de conhecimento técnico fortalece o APL, 18 influindo na decisão das empresas quanto a fazerem parte de um ciclo benéfico e produtivo. Os atores organizacionais, mesmo aqueles sem influência nos processos organizacionais, como por exemplo, os funcionários das fábricas e seus familiares, são os repassadores das informações para o coletivo. O APL de Jaú encontra-se em fase de estruturação e recebe apoio de várias instituições para auxiliar à sua implantação, como o Sindicalcados de Jaú, o SEBRAE e a própria Prefeitura Municipal de Jaú, cujas condições viabilizaram a implantação e, posterior, desenvolvimento. Dessa forma, a presente dissertação se insere na Linha de Pesquisa “Gestão, Mediação e Uso da Informação”, abrangida pela área de concentração “Informação, Tecnologia e Conhecimento”, do Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação, cujas discussões podem contribuir para o Programa, uma vez que: O Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação tem como linha mestra o estudo crítico das metodologias utilizadas para tornar a informação disponível e acessível, mormente com o uso das tecnologias que propiciem a construção do conhecimento científico, tecnológico e social na atualidade, com especial ênfase ao papel da organização e representação informacional como matéria-prima para o desenvolvimento do conhecimento1. Além disso, a discussão foi relacionada ao processo de inteligência competitiva organizacional (ICO), a partir da análise e utilização das informações disponíveis no sistema ERP: � Identificar oportunidades de inteligência interna e externa; � Prospectar e monitorar dados e informações internas e externas, que podem gerar conhecimento organizacional; � Selecionar e filtrar dados e informações relevantes para os usuários e para a organização; � Tratar e agregar significados aos dados e informações; � Armazenar através das TICs os dados e as informações processados; � Disseminar e transferir dados e informações para o desenvolvimento competitivo e inteligente das pessoas e da organização; 1 Disponível em: http://polo1.marilia.unesp.br/ensino/pos-grad/ciencia_informacao/apresentacao.htm. 19 � Criar um mecanismo de realimentação do sistema para a geração de novos dados, informações e conhecimento. Como objetivo geral da pesquisa pretendeu-se analisar a contribuição das tecnologias de informação e comunicação (TICs), através dos sistemas integrados de gestão, mais especificamente o Enterprise Resource Planning (ERP), visando destacar sua influência para a competitividade das indústrias calçadistas de Jaú, aplicado ao processo de inteligência competitiva organizacional (ICO). Como objetivos específicos foram definidos: a) Identificar no setor calçadista da região de Jaú, se as indústrias que possuem o sistema ERP ou outro sistema semelhante, relacionam o uso desse tipo de sistema para a obtenção de competitividade organizacional; b) Verificar a ocorrência do processo de inteligência competitiva organizacional, apoiado em sistemas ERP, nas indústrias calçadistas de Jaú. Ressalta-se que o problema da pesquisa refere-se aos fluxos informacionais em âmbito organizacional. Levanta-se o seguinte questionamento: os fluxos informacionais existentes no APL se fragmentam durante os processos vinculados a inteligência competitiva organizacional (ICO)? Se isso ocorre pode ou não dificultar o processo decisório, bem como as ações estratégicas da empresa que visam obter vantagem competitiva? A utilização de sistemas de informação (SI), mais especificamente, através de pacotes estruturados pelos sistemas integrados de gestão, conhecidos como Enterprise Resource Planning (ERP), podem aumentar à capacidade informacional, envolvendo todas as unidades da organização? Defende-se que os fluxos informacionais podem facilmente deixar de contribuir com o processo de ICO, face ao dinamismo e aos fatores culturais e comunicacionais que envolvem os usuários desse tipo de sistema, ocasionando dificuldades com a prospecção e o monitoramento informacional, a gestão da informação e a gestão do conhecimento no espaço organizacional. Justifica-se a realização desta pesquisa, porquanto as organizações estão inseridas num ambiente dinâmico e, por isso mesmo, necessitam adaptar-se constantemente, uma vez que novas tecnologias, mercados altamente agressivos e a globalização da economia, estão revolucionando os relacionamentos organizacionais. 20 Diversos objetos com significados informacionais são transmitidos, formando assim um fluxo informacional complexo, por isso mesmo, as fronteiras informacionais se tornam mais difusas e ambíguas. A dissertação é composta de cinco capítulos. O primeiro capítulo apresenta as necessidades organizacionais, frente aos desafios impostos pelo agressivo capitalismo contemporâneo, para a sobrevivência da estrutura organizacional. Tais desafios envolvem valores organizacionais que refletem em seus resultados e planos estratégicos, através da utilização das TICs, permeiam os fatores comunicacionais e comportamentais dos atores envolvidos, abordando a ICO como processo e como ferramenta, suas ligações com a comunicação citando os principais autores e definindo qual das linhas esse autor escolheu para trabalhar. O segundo capítulo apresenta o uso da informação no contexto organizacional aborda mediação, prospecção e monitoramento informacional como pontos para a implantação de estratégias competitivas e gestão da informação e do conhecimento. O terceiro capítulo aborda as tecnologias e seus desafios. Os vários sistemas gerenciais existentes, suas dificuldades em serem aceitos culturalmente, bem como as várias vertentes sobre os adventos das tecnologias, principalmente, as da informação e comunicação (TICs), e sua funcionalidade. Além disso, apresenta o sistema ERP, possibilitando fazer a junção desta tecnologia com o desenvolvimento do processo de ICO. O capítulo quarto identifica a metodologia utilizada na realização do projeto, explicando sobre o delineamento da pesquisa, o método e os instrumentos utilizados tanto para a coleta quanto para a análise da informação. Apresenta também a sistematização, análise e reflexão dos dados coletados, cujo conteúdo encontra-se incluídas as necessidades de melhorias, o progresso no processo de ICO e sua relação com o ERP. As considerações finais tentam promover algumas diretrizes de forma a serem aproveitadas para uma possível aplicação do processo de ICO, baseada em um sistema de ERP, auxiliando o desenvolvimento do APL de Jaú. 21 CAPÍTULO 1 O PROCESSO DE INTELIGÊNCIA COMPETITIVA ORGANIZACIONAL No contexto organizacional a informação proveniente do fluxo de negócios tem valor fundamental para o desenvolvimento e prosperidade de uma organização. A informação organizacional tem formas diferenciadas, representadas muitas vezes em formatos cognitivos produzidos pelos sujeitos que atuam nas diversas unidades da organização. O termo gestão da informação e gestão do conhecimento que atualmente é muito difundido nos ambientes empresariais, é normalmente analisado de forma simplista por gestores que o relacionam ao uso das tecnologias de informação e comunicação (TICs) existentes, não explorando a complexidade que envolve esse modelo de gestão. A complexidade organizacional, no que tange aos usos da informação e do conhecimento, impõe necessariamente ações sistematizadas para que se possa obter a prosperidade e continuidade organizacional. A inteligência competitiva organizacional (ICO), como processo, se apresenta para auxiliar essas ações com aspectos pouco explorados pelas organizações, porém com alternativas que visam a aumentar a vantagem competitiva empresarial. 1.1 Inteligência Competitiva Organizacional Atualmente, em uma economia internacionalizada qualquer estratégia bem elaborada pode se transformar em uma vantagem competitiva. Por isso mesmo, faz- se necessário a boa utilização e compreensão de elementos essenciais para o processo de inteligência competitiva como, por exemplo, a informação e o conhecimento, bem como os processos culturais e comunicacionais. Os indivíduos que atuam em espaços organizacionais com seus conhecimentos, inseguranças crenças etc. devem ser entendidos como essenciais para o planejamento e sucesso da empresa. Não há como a organização se desenvolver se todos os elementos que a compõe não estiverem em perfeita sintonia e harmonia. Nesse sentido, prospectar, monitorar, analisar, mediar e gerenciar a informação e o conhecimento organizacional, bem como compreender a cultura 22 organizacional, o ambiente interno e externo da empresa, a competitividade do mercado, visando a planejar e dispor de um contexto para alicerçar o processo decisório organizacional, são essenciais ao processo de inteligência competitiva organizacional. De acordo com Tarapanoff (2001, p.45) inteligência competitiva é uma ‘ferramenta’ que interage diversos artefatos como tecnologia, ambiente, usuários, competidores etc., transformando dados esparsos em informações relevantes, que podem gerar novas estratégias competitivas. A autora alerta para o fato de que a inteligência competitiva é composta por várias ações em conjunto e não apenas uma ação isolada. [...] um conjunto de ferramentas, o qual tem despontado como útil para gestar a informação é a inteligência competitiva. Na verdade ela é mais que isso, é uma nova síntese teórica no tratamento da informação para a tomada de decisão (TARAPANOFF, 2001, p.45). A inteligência competitiva organizacional (ICO), compreendida como ferramenta ou processo, é composta por fatores peculiares que se tornam fundamentais para a organização que pretende apostar na inovação, a fim de conseguir estabilidade e vantagem competitiva no âmbito empresarial. A ICO permite que a empresa se prepare para futuros acontecimentos no mercado, através de análises profundas do ambiente em que ela está inserida, sendo, portanto, não só uma alternativa, mas uma necessidade para a empresa que quer se manter no mercado. 1.1.2 Inteligência Competitiva Organizacional como Processo Compreende-se a inteligência competitiva organizacional como um processo contínuo, cuja seqüência de atividades segue uma lógica e organicidade, de forma que os recursos envolvidos e os resultados esperados se apresentam de forma simples e clara. Este processo organizacional tem por finalidade, atender as necessidades e expectativas dos clientes externos e internos a organização. Como processo a ICO pode ser aliada e orientar uma tecnologia específica em uma empresa, com a finalidade de obter vantagem competitiva empresarial. Por essa característica utilizou-se nesta pesquisa a definição da ICO como processo. Para Davenport (apud ARAÚJO, 2008, p.26) processo “É uma ordenação específica de atividades de trabalho no tempo e no espaço, portanto, devem ter 23 começo, fim, insumos e resultados claramente identificados”. Em um processo existem etapas delimitadas como entrada, transformação e saída de insumos que chegarão à um usuário final, dando-lhe capacidade de analisar com mais detalhes uma situação. A ICO como processo trabalha a coleta de informações, sua gestão e disseminação para auxiliar, entre outras coisas, o processo decisório da empresa. Nesse contexto, considera-se dados, informação e conhecimento insumos indispensáveis para o processo da ICO. Os conceitos sobre, dado, informação e conhecimento são fundamentais para o entendimento do processo, contudo, defini- los separadamente pode trazer danos em relação à interação que existe entre o trinômio. O termo ‘dado’ pode ser definido como uma anotação bastante direta de observações, ou seja, um relato de acontecimentos com pouca elaboração ou tratamento, uma simples observação de algo que esta ocorrendo no momento atual ou mesmo que já aconteceu. Uma vez coletados, se constituem no reflexo razoavelmente confiável dos acontecimentos concretos. Davenport e Prusak (1998, p.19) definem dados como, "observações sobre o estado do mundo, e sua observação pode ser feita por pessoas ou por tecnologia apropriada”, algo fácil de capturar, comunicar e armazenar, principalmente, por tecnologias da informação. Isolados os dados não possuem significado algum, são apenas números, letras ou dígitos que não transmitem qualquer mensagem. Os dados quando estruturados, trabalhados e têm valores atribuídos são conceituados como informação (REZENDE; ABREU, 2003, p.61). Afirmar que a informação é um dado com valor agregado é apenas apresentar o conceito inicial de informação, que possui definições bem mais complexas e detalhadas. Defini-la como sendo dados sistematizados/tratados é uma maneira didática de explicar o que seja informação. Na mesma direção, para explicar o termo conhecimento, contextualiza-se que ‘conhecimento’ é algo produzido pela mente humana com um propósito ou uma utilidade. Nesse caso, a informação é apreendida e trabalhada por um sujeito cognoscente que coloca a própria interpretação e vivência, a fim de que a informação possa ser analisada e compreendida, possibilitando posteriormente uma ação decorrente da própria análise. O processo cognitivo se dá e é construído pelos 24 indivíduos, dessa forma o conhecimento nesse âmbito é denominado de conhecimento tático, sendo considerado o tipo de conhecimento mais difícil de ser compartilhado (REZENDE, 2005, p.19), uma vez que envolve aspectos cognitivos de cada indivíduo. Para melhor compreender o fluxo das ações em âmbito organizacional convém explicar dados, informação e conhecimento de acordo com a sua natureza. De acordo com Valentim (2002, p.9) podem ser segmentados em estruturados, estruturáveis e não-estruturados. Os dados, informações e conhecimento estruturados são aqueles acessados dentro ou fora da organização e podem ser entendidos como aqueles que compõem bancos e bases de dados internos e externos, redes de comunicação como Internet, intranets, publicações impressas etc. Dados, informações e conhecimento estruturáveis basicamente são aqueles produzidos pelos diversos setores da organização, porém sem seleção, tratamento e acesso. Como exemplo pode-se citar: cartões de visita, colégio invisível, nota fiscal, atendimento ao consumidor, entre outros. Dados, informações e conhecimento não-estruturados são aqueles produzidos externamente à organização, porém sem filtragem e tratamento. Alguns exemplos: informações veiculadas na mídia, mais especificamente TV e rádio, boatos, acontecimentos sociais e políticos (VALENTIM, 2002, p.8). O processo de ICO abrange a organização de forma completa, trabalhando, portanto, todos os tipos de dados, informação e conhecimento inerentes a empresa. Dessa forma, é possível identificar nas organizações três ambientes distintos denominados de: estrutura formal, estrutura informal e estrutura organizacional. A estrutura formal é composta pela própria estrutura da organização e de suas relações formais entre as diferentes unidades de trabalho como diretorias, gerências, divisões, departamentos, setores, seções, gerando os fluxos formais, é planejada e pode ser representada pelo organograma institucional. A estrutura informal está relacionada às pessoas que atuam no ambiente organizacional (fluxos informais), é constituído por meio das relações entre as pessoas das diferentes unidades de trabalho, representado pelas redes de relacionamento existentes no espaço organizacional. Finalizando, a estrutura organizacional é composta pela união dos dois fluxos, anteriores que formam a estrutura informacional da organização, através da geração e gestão de dados, informação e conhecimento (VALENTIM, 2006, p.15). 25 O processo de ICO envolve todos os ambientes da organização, seja externo ou interno, considerando-se a existência e dependência informacional e alguns elementos básicos como, por exemplo, o estudo da cultura e clima organizacional, a comunicação, a prospecção e o monitoramento informacional, as redes de relacionamento e as tecnologias que auxiliam o processo, bem como a gestão da informação e a gestão do conhecimento. Trabalhar a ICO como processo pode sustentar a capacidade informacional de uma organização, estabelecendo padrões informacionais visando a manter a organização atualizada e devidamente monitorada, permitindo ganhos competitivos e um melhor posicionamento no setor em que atua. 1.2 Sociologia das Organizações Para melhor entender todo o processo e etapas que envolvem a implantação da ICO, convém estudar certos aspectos históricos e inerentes às organizações. A sobrevivência e o sucesso das organizações estão intrinsecamente ligados às formas com que se obtém produtividade nos negócios. Essa produtividade relaciona-se ao conjunto econômico e humano, que contribui para o sincronismo complexo que proporciona fatores condicionantes, para o desenvolvimento organizacional num ambiente dinâmico e altamente mutante. O desafio para esse sincronismo é representado pela organização do trabalho, que visa o crescimento econômico organizacional, focando o trabalho e as autonomias individuais e coletivas, proporcionando nas pessoas uma nova maneira de agir no desempenho das atividades em seus cotidianos organizacionais. Este esforço de invenção opõe-se claramente aos cânones da organização científica do trabalho fundada sobre uma divisão rígida entre execução e a concepção, bem como sobre o estreito controle hierárquico das tarefas parceladas e especializadas (SAINSAULIEU; KIRSCHNER, 2006, p.28). A organização, por sua vez é composta por fatores sociais que interferem diretamente sobre o desempenho e produtividade. Desde seus primórdios quando o objetivo da sociedade era suprir as necessidades básicas familiares, até os dias 26 atuais em que se constituem na base econômica da sociedade, as organizações passaram por diversas transformações, mas sempre interferindo diretamente na sociedade e, assim, se constituindo em fonte de estudos para as áreas da Administração, Psicologia, Antropologia e Sociologia. A Sociologia surge nos primórdios do Século IXX e estabelece teorias sobre o que ocorre nas comunidades em geral. O estudos sobre a coletividade e suas ações são objetos da área. É considerada uma Ciência por estar voltada à explicar de forma sistemática os fenômenos que implicam no entendimento da vida social humana (BERNARDES; MARCONDES, 2005, p.12). No âmbito da Sociologia aplicada, destacou-se uma subárea denominada Sociologia das Organizações, cujos estudos focam a evolução das organizações junto às sociedades, cuja origem das organizações e do trabalho se confundem e se complementam. Nos primórdios da humanidade, as principais atividades como pesca e caça eram efetuadas por todos, logo a eficiência dessas atividades foram associadas ao trabalho coletivo. Assim, surgiu a divisão do trabalho, enquanto uns caçavam outros pescavam e com o advento da agricultura outros plantavam, com esse novo modelo de trabalho surgiu a necessidade de uma coordenação, normalmente realizada pelos sacerdotes, também, responsáveis por evitar as guerras entre tribos distintas (BERNARDES; MARCONDES, 2005, p.14). Esse novo comportamento deu origem às primeiras organizações. A Sociologia da empresa ou das organizações foca o indivíduo, o poder, a estratégia, o sistema e sua interação com o meio interno e externo à organização. A empresa é tratada como construto social: considerada como lugar autônomo de criação e regulação de relações sociais, é também lugar de identidade, cultura e convenções. Ela apresenta uma certa autonomia em relação aos meio-ambientes - econômico, sócio- político e institucional em que se insere. Os diferentes meio- ambientes constituem a realidade à qual a empresa não só se adapta, como também transforma (KIRSCHNER, 1998, p.5). Os estudos mais aprofundados das empresas e de suas relações sociais começaram na década de oitenta, quando as transações realizadas dentro da empresa e a importância para a economia e o desenvolvimento mundial se tornaram aparente para a sociedade. As organizações passaram a ser discutidas em todos os setores, inclusive na mídia. No Brasil, esse período teve início a partir de uma crise econômica que agiu diretamente sobre a empresa nacional produzindo um efeito 27 contraditório sobre a modernização das organizações e a queda de investimento no setor (SAINSAULIER; KIRSCHNER, 2006, p.41). As mudanças nas organizações, a globalização e seus efeitos na sociedade fizeram com que aumentasse consideravelmente o interesse por pesquisas sobre a cultura empresarial. Os fatores que podem alterar o desenvolvimento das organizações começaram a ser mais bem estudados e a Sociologia Organizacional passou a ser amplamente incorporada para subsidiar as discussões e fundamentações relacionadas a essas temáticas. A partir dessas evidências, a empresa pode ser tratada como construto social e objeto sociológico, capaz de autonomia e criadora social no sentido literal do termo, isto é, daquilo que une os indivíduos e constitui uma sociedade (KIRSCHNER, 1998, p.4). Sainsaulier e Kirschner (2006, p.43) citam cinco vias de desenvolvimento social nas empresas entre os anos de 80 e 90, destas destaca-se o avanço das tecnologias e suas conseqüências para o futuro das organizações. A tecnologia casou mudanças em vários setores das organizações, aumentando e modificando as linhas de produção, transformando as áreas administrativas em pontos fundamentais para o desenvolvimento das empresas. A informação e seu considerável volume passaram a ser disseminados sistematicamente transformando a organização, fazendo com que os processos fossem modificados e os atores da empresa adaptados a essa nova realidade. É preciso ser incessantemente capaz de evoluir, de aprender e de novamente questionar sua técnicas, mas também seus esquemas culturais e suas concepções de trabalho e do papel e do poder seu e dos outros (SAINSAULIEU; KIRSCHNER, 2006, p.358). O comportamento das pessoas na organização é, sem dúvida, uma das bases organizacionais que explicam os fenômenos que alteram o ambiente e influenciam as mudanças nesse âmbito. Assim, destaca-se que a cultura organizacional é fundamental para a realidade e interpretação desse contexto. O conceito cultural apresenta duas abordagens representativas: a abordagem mecanicista, que a interpreta por meio de diferentes elementos como os ritos, mitos, crenças, normas e rituais, cujo controle é entendido como possível, distanciando-se assim da realidade, e a abordagem holográfica, que é interpretada pela forma como seus membros a enxergam. 28 A Sociologia do Trabalho preocupa-se, principalmente, com os modelos de trabalho, de que maneira são realizados, quem e como os realiza, a qualificação e as competências do empregado são os focos desta subárea. O comportamento do homem em sociedade tende a se tornar uniformizados por uma série de fatores, que em seu conjunto formam a cultura local, nesse caso a cultura do trabalho não caracteriza mais o indivíduo, mas sim os indivíduos que formam uma sociedade (BERNARDES; MARCONDES, 2005, p.29). Seldim, Rainho e Caulliraux (2003, p.3) destacam que a cultura organizacional pode ser analisada em três níveis, a partir da observação da condição intrínseca de seus componentes. O primeiro nível é fácil de ser observado por meio do ambiente externo, mas muito difícil de ser decifrado, o observador pode descrever o que ele vê e sente, mas não pode reconstruir o que exatamente ela representa para o grupo. O segundo nível trata dos valores compartilhados pelos atores da organização, valores que são considerados como o núcleo da cultura organizacional. O terceiro nível é aquele que avalia as suposições comuns, verdades implícitas inerentes às organizações, formadas pelas experiências vividas em conjunto que pode alterar e criar mitos no âmbito interno à organização. Ressalta-se que, atualmente, vivencia-se uma sociedade organizacional, cujas características estão extremamente imbricadas, ou seja, as organizações podem ser consideradas o centro da sociedade. Uma sociedade cada vez mais dinâmica, cujo bem mais precioso é a informação, como ela é obtida e utilizada. Nesse sentido social, a informação deve ser analisada constantemente, assim como os ambientes organizacionais. Para se conhecer uma organização é necessário compreender o contexto no qual ela está inserida, bem como a sociedade do seu entorno composta por outras empresas, clientes, fornecedores, concorrentes, gerentes, proprietários e colaboradores que ajudam a formar o ambiente organizacional. [...] ambiente organizacional é o conjunto de todos os fatores, tanto internos como externos, que podem influenciar o progresso obtido por meio da realização dos objetivos (CERTO; PETER, 2006, p.24). O propósito da análise do ambiente em que a empresa está inserida pode variar de organização para organização, pois esse é o princípio da diferenciação organizacional. A análise do ambiente permite identificar as ameaças e as 29 oportunidades atuais e futuras, bem como propicia definir a melhor maneira de se evitar situações ameaçadoras ou usufruir as situações oportunizadas. Oportunidade é uma condição ambiental não controlada pela empresa, mas que pode ser aproveitada ajudando a obter vantagem competitiva. Ameaça é outra condição ambiental, também, não controlada pela empresa que pode criar obstáculos às ações estratégicas planejadas pela empresa. Contudo, pode ser evitada desde que conhecida em tempo hábil (HITT; IRELAND; HOSKISSON, 2008, p.3). O ambiente organizacional pode ser divido em interno e externo. O ambiente externo opera fora dos limites da organização e é composto por dois subsistemas, o ambiente geral e o ambiente operacional. O ambiente geral é composto de componentes que normalmente têm amplo escopo e pouca aplicação imediata para administrar uma organização. O ambiente geral se divide nos seguintes componentes: � Econômico - indica como os recursos são distribuídos e usados dentro do ambiente; � Social - descreve as características da sociedade na qual a organização existe. É importante que os administradores se lembrem que embora as mudanças nos atributos de uma sociedade possam ocorrer lenta ou rapidamente, inevitavelmente elas ocorrerão; � Político - compreende os elementos que estão relacionados à obrigação governamental; � Legal - consiste da legislação aprovada que descreve regras ou leis que todos os membros da sociedade devem seguir; � Tecnológico - inclui novas abordagens para a produção de mercadorias e serviços, novos procedimentos e equipamentos (CERTO; PETER, 2006, p.27). Ainda de acordo com Certo e Peter (2006, p.27), o ambiente operacional é o nível do ambiente externo à organização composto de setores que normalmente têm implicações específicas e relativamente mais imediatas na administração da organização. Dividindo-se nos seguintes componentes: � Cliente - reflete as características e o comportamento daqueles que compram mercadorias e serviços fornecidos pela organização; 30 � Concorrência - consiste naqueles que a organização tem que combater para conseguir recursos. Basicamente, o propósito da análise da concorrência é ajudar a administração a avaliar os pontos fortes e fracos e a capacidade dos concorrentes existentes e em potencial e predizer que estratégias eles provavelmente adotarão; � Mão-de-obra - é composto por fatores que influenciam a disponibilidade de mão de obra para realizar as tarefas organizacionais necessárias; � Fornecedor - inclui todas as variáveis relacionadas aos que fornecem recursos para a organização. Esses recursos são adquiridos e transformados durante o processo produtivo em mercadorias e serviços finais; � Internacional - compreende todas as implicações internacionais das operações organizacionais. Embora nem todas as organizações lidem com questões internacionais, o número das que o fazem está aumentando dramaticamente. O ambiente interno de uma organização é composto por fatores como trabalhadores, gestores, cultura organizacional, tecnologia, estrutura organizacional e instalações físicas. Elementos que influenciam a adequação da organização ao ambiente externo e ao desempenho organizacional (SOBRAL; PECI, 2007, p.72). O ambiente interno pode ser analisado considerando os pontos fortes e pontos fracos existentes na organização e nos diferentes aspectos que a compõe. As forças (pontos fortes) correspondem aos recursos e as capacidades da empresa que podem ser combinados para gerar vantagem competitiva em relação aos seus competidores e as fraquezas (pontos fracos) são os pontos mais vulneráveis da empresa em relação aos competidores atuais ou em potencial (SOBRAL; PECI, 2007, p.73). As organizações têm utilizado para o planejamento das ações estratégicas competitivas uma ferramenta muito usada, denominada de Matriz SWOT (Strengths, Weakness, Opportunities, Threats) ou na língua portuguesa conhecida como FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças). Essa matriz analisa as forças internas em relação às oportunidades externas, bem como as fraquezas internas em relação às ameaças externas à organização. A análise permite aos gestores obterem um diagnóstico da realidade organizacional e das perspectivas do mercado. Nesse caso, os objetivos estratégicos são as ações que a organização deverá definir 31 para alcançar sua visão, de acordo com o ambiente em que ela está inserida. A análise da Matriz SWOT considera: Figura 3 – Matriz SWOT. Fonte: Modelo de Análise SWOT de Risco. http://www.ogerente.com.br/produtividade/mm/mapas_mentais_swot.htm A Matriz SWOT apresentada na Figura 3, representa de que forma a análise do macroambiente pode ser realizada, considerando-se o ambiente organizacional de forma lato, isto é, o ambiente interno e externo. Essa estrutura de análise é muito importante para se obter informações úteis, visando a definição de estratégias de ação. Embora esse método de análise seja muito importante, ele não trará informações relevantes, se não for aplicado em cada um dos ambientes que compõe o ambiente organizacional. Assim, se faz necessário a verticalização do método: 32 Figura 4 – Matriz SWOT Detalhada. Fonte: Modelo de Análise SWOT de Risco. http://www.ogerente.com.br/produtividade/mm/mapas_mentais_swot.htm Dentre os fatores que devem ser levados em consideração, para a definição do ambiente interno da empresa destacam-se os seguintes: � Aspectos organizacionais: rede de comunicação; estrutura da organização; registro dos sucessos; hierarquia de objetivos, política, procedimentos e regras; habilidade da equipe administrativa; � Aspectos relacionados ao pessoal: relações trabalhistas; práticas de recrutamento; programas de treinamento; sistema de avaliação de desempenho; sistema de incentivos; rotatividade e absenteísmo; � Aspectos relacionados ao marketing: segmentação do mercado, estratégia do produto, estratégia de preço, estratégia de promoção, estratégia de distribuição; � Aspectos relacionados à produção: layout das instalações da fábrica; pesquisa e desenvolvimento; uso de tecnologia; aquisição de matéria- prima; controle de estoques; uso de subcontratação; � Aspectos financeiros: liquidez; lucratividade; atividades; oportunidades de investimento (CERTO; PETER, 2006, p.35). 33 Apesar das diferenças que permitem classificar os ambientes de forma separada visando a análise, a inter-relação existe e, muitas vezes, são complementares, as oportunidades e as ameaças podem surgir das forças ou até mesmo das fraquezas organizacionais dependendo do momento (LUPETTI, 2007, p.42). A maneira como a organização interage com seus ambientes internos e externo é de extrema importância para o processo de ICO. Cada organização é única e seus ambientes possuem importância de acordo com o tamanho, mercado ou interesse comercial. O ambiente interno, mesmo que não seja evidente, possui extrema importância para o sucesso da organização, independente do tamanho ou área da empresa (CERTO; PETER, 2006, p.33). O ambiente interno e externo pode ser responsável pelo sucesso ou não de várias ações da empresa, inclusive a implantação de um sistema integrado ou mesmo de um processo de ICO. A organização é formada por pessoas que nesse ambiente formam uma comunidade única, com valores, cultura e hábitos que influenciam a maneira de agir e pensar das pessoas, que pode ou não ser repassados nas ações organizacionais. 1.3 Cultura e Clima Organizacional A cultura organizacional é um dos fatores que formam o ambiente interno. Seu estudo é extremamente necessário, uma vez que a cultura organizacional age sobre todos os demais fatores que compõem o ambiente interno organizacional. Ela é expressa nas atitudes humanas, tecnológicas, influencia a estratégia da empresa e, até mesmo, as mais importantes tomadas de decisão. Cada organização seja pública, seja privada tem um modo próprio de 'olhar o mundo'. A visão e a forma de agir convencionada entre os indivíduos de uma determinada organização, denomina-se cultura organizacional. Se por um lado os indivíduos que compõem a organização influem diretamente na formação dessa cultura organizacional, por outro lado a própria organização, em termos sistêmico, influi na forma que cada indivíduo atua no seu cotidiano. A cultura organizacional perpassa toda organização, sendo sua essência a relação entre as pessoas, tanto no ambiente interno como no ambiente externo à organização (VALENTIM, 2003, p.3). A cultura organizacional é a principal influenciadora dos relacionamentos entre as pessoas na organização como um todo e, normalmente, é construída 34 através dos fundadores e líderes que nela atuam. Isso ocorre porque a visão dos fundadores da empresa leva a idéia original dessas pessoas, ainda, não influenciadas em nenhum outro aspecto (ROBBINS; DECENZO, 2004, p.115). De acordo com esses autores, a cultura organizacional pode ser classificada como forte ou fraca. A cultura forte é aquela em que os valores são compartilhados intensamente pela maioria dos funcionários e influencia comportamentos e expectativas, enquanto que a cultura fraca não tem o poder de fazer com que as pessoas se comportem de maneira coesa no que diz respeito aos interesses da organização, ou seja, a personalidade da empresa não é inteiramente absorvida pelos colaboradores que nela atuam. Chiavenato (2007, p.286) explica que uma vez estabelecida, a cultura organizacional interfere diretamente sobre a forma que a empresa é conduzida. A cultura representa um conjunto de ações básicas que um grupo aprendeu para resolver seus problemas, um modo costumeiro ou tradicional de pensar as coisas e compartilhar entre todos os membros da organização, bem como um modo de repassar esses costumes aos novos membros da empresa. A cultura organizacional possui dois aspectos relevantes, quais sejam os aspectos formais que são facilmente percebidos, como as políticas e diretrizes, os métodos e procedimentos, os objetivos, a estrutura organizacional e a tecnologia adotada; e os aspectos informais que podem passar despercebidos, visto que são intangíveis, pois representam as percepções, sentimentos, atitudes, interações informais e normas grupais não visíveis, sendo percebidos somente no dia-a-dia de trabalho (CHIANENATO, 2007, p.287). De acordo Schein (2007, p.31-36) os aspectos formais e informais componentes da cultura organizacional podem ser classificados como: � Artefatos: constituem o primeiro nível da cultura, é visível e perceptível. São coisas concretas que cada um vê, ouve e sente quando se depara com a organização (produtos, serviços e padrões de comportamento); � Valores Compartilhados: são valores relevantes que se tornam importantes para as pessoas e que definem as razões pelas quais elas fazem o que fazem; � Pressuposições Básicas: é o nível mais íntimo, profundo e oculto da cultura. São crenças inconscientes, percepções, sentimentos e pressuposições dominantes nas quais as pessoas acreditam. Além dos componentes da cultura, pode-se diagnosticar o tipo de cultura de uma organização através dos seguintes elementos: 35 � Rituais: refere-se às atividades repetidas que expressam e reforçam os valores-chave da organização. � Símbolos: o que a empresa valoriza, objetos, ações ou eventos que transmitem significados aos membros da organização. � As histórias contadas pelas pessoas: as histórias carregam muita informação sobre a cultura da empresa, como foi fundada, como foram construídos os valores, fazendo com que haja respeito ao passado e influencie a cultura organizacional presente. � Slogans: são frases que expressam de forma sucinta valores organizacionais importantes. Existem outros componentes que auxiliam na formação da cultura organizacional de uma empresa. Entre eles mitos, tabus e heróis. Um outro ponto fundamental para a implantação e manutenção da cultura organizacional é a comunicação, é através dela que a cultura é estabelecida (SOBRAL; PECI, 2007, p.74). Existem muitas teorias para definir a cultura organizacional. A abordagem mecanicista, por exemplo, como já foi apresentado anteriormente, entende a cultura organizacional como sendo um conjunto de elementos distintos, como crenças, histórias, mitos, heróis, tabus. Dessa forma, estabelece que essas variáveis podem manipular e controlar a cultura organizacional. A abordagem holográfica vê a cultura organizacional como um reflexo da forma pela qual a organização é interpretada pelos seus integrantes, cada parte da organização, por menor que seja, transmite o pensamento do todo (RICHTER, 2005, p.30). Na realidade essas duas abordagens interagem e se completam construindo a cultura organizacional. Segundo Fleury (1996, p.23-25), há vários caminhos para se desvendar a cultura de uma organização. Dentre eles, destacam-se: 1. O Histórico das Organizações: o momento de criação de uma organização e sua inserção no contexto político e econômico da época propicia o pano de fundo necessário para compreensão da natureza da organização, suas metas, seus objetivos. O fundador neste contexto tem um papel fundamental, pois ele detém a concepção global sobre o projeto da organização e tem o poder para estruturá-la, desenvolvê-la e tecer elementos simbólicos consistentes com esta visão; 2. Os incidentes críticos por que passou a organização, tais como crises, expansões, pontos de inflexão, de fracassos ou sucessos também são formadores de sua história. Nestes momentos, o 36 tecido simbólico se revela mais facilmente ao pesquisador, pois certos valores importantes de serem preservados ou, pelo contrário, questionados, emergem com maior nitidez; 3. O Processo de Socialização de Novos Membros: o momento de socialização é crucial para a reprodução do universo simbólico. É através das estratégias de integração do indivíduo à organização que os valores e comportamento vão sendo transmitidos e incorporados pelos novos membros. As estratégias mais usuais são os programas de treinamento e integração de novos funcionários. Os rituais de socialização desempenham ao mesmo tempo o papel de inclusão do indivíduo ao grupo e delimitação do processo de exclusão dos demais; 4. As Políticas de Recursos Humanos: as políticas de recursos humanos têm papel relevante no processo de construção de identidade da organização por serem as mediadoras da relação entre capital e trabalho. Analisando as políticas explícitas e principalmente as políticas implícitas de recursos humanos de uma organização é possível decifrar e interpretar os padrões culturais desta organização; 5. O Processo de Comunicação: a comunicação é um dos elementos essenciais no processo de criação, transmissão e cristalização do universo simbólico de uma organização. É preciso identificar os meios formais orais (contactos diretos, reuniões, telefonemas) e escritos (jornais, circulares, "memos") e os meios informais, como por exemplo a "rádio-peão". O mapeamento dos meios permite o desvendar das relações entre categorias, grupos e áreas da organização; 6. A Organização do Processo de Trabalho: a análise da organização do processo de trabalho em sua componente tecnológica e em sua componente social, como forma de gestão da força de trabalho, possibilita a identificação das categorias presentes na relação de trabalho. Assim, ela é importante para desvendar aspectos formadores da identidade organizacional, além de fornecer o referencial para se decifrar a dimensão político-construtiva do elemento simbólico. Ou seja, para se questionar como elementos simbólicos ocultam ou instrumentalizam relações de poder é preciso rebater a análise para o plano concreto das relações entre os agentes no processo de trabalho; 7. As Técnicas de Investigação: derivam das propostas teórico- metodológicas desenvolvidas pelos autores. Na ênfase quantitativa utiliza-se levantamento de opinião, através de questionários, escalas, entrevistas, etc. Na ênfase qualitativa utilizam-se dados secundários da própria organização (documentos, relatórios manuais de pessoal, organogramas, jornais, etc.). As técnicas mais utilizadas para coleta de dados primários são entrevistas, observação e dinâmicas de grupo com uso de jogos e simulações. Como já foi ressaltada a cultura organizacional tem aspectos formais que são visíveis à primeira vista, e aspectos informais que são constituídos no dia-a-dia através dos relacionamentos interpessoais. Os aspectos formais que são as práticas tradicionais da organização condicionam os aspectos informais dos colaboradores 37 em termos de sentimento, motivação e relacionamento entre as pessoas. Assim, com os aspectos informais estabelecidos, cria-se um clima dentro da organização que influencia a maneira que as pessoas trabalham, produzem e se comunicam. O clima organizacional refere-se ao ambiente interno da organização. Ele está inteiramente ligado à sua qualidade ou propriedade, principalmente, as propriedades motivacionais, ou seja, aspectos internos da empresa que levam à diferente espécie de motivação de seus participantes (CHIANENATO, 2007, p.306). O clima organizacional é o reflexo da cultura da organização, ou melhor, é o reflexo das ações dos indivíduos dentro da organização. Chiavenato (2007, p.306) alerta para o fato de que o clima organizacional influencia e é influenciado pelo comportamento dos indivíduos. O clima pode ser favorável, desfavorável, motivador ou desestimulante, dessa forma, a cultura e o clima organizacional é fundamental para a elaboração de uma boa estratégia competitiva, além de auxiliar no processo decisório da empresa. A cultura organizacional é extremamente importante para a aplicação do processo de inteligência competitiva nas organizações, sendo considerada uma variável a ser gerenciada. Nesse sentido, é importante mencionar que para o processo de inteligência competitiva, entende-se a cultura organizacional de uma forma mais ampla, ou seja, acredita-se que a cultura organizacional dentro de um processo no ambiente da organização, pode ser gerenciada. No entanto, acredita-se na capacidade humana em definir seus próprios valores, crenças etc., de modo a influenciar o ambiente organizacional (VALENTIM; WOIDA, 2004, p.3). No processo de ICO a cultura e o clima organizacional servem como elementos de compreensão de um dos fatores mais importantes da organização, que são os colaboradores que nela atuam, bem como de que forma ocorre a interação entre eles, sem essa compreensão o processo fica comprometido. Entender a dinâmica das organizações e do trabalho é necessário para quem estuda as influências que a tecnologia causam nesse ambiente, conhecer a origem e a evolução ao longo da história auxilia no processo de análise e compreensão dos resultados obtidos. 38 1.4 Gestão de Pessoas A organização precisa estar alinhada em torno de definições estratégicas claras, sustentadas por uma gestão com amplo envolvimento e participação, considerando a existência de fluxos informacionais que afetam a produção como um todo. A empresa moderna necessita estar apta a poder contar com as inovações tecnológicas para torna-se mais competitiva. Um dos fatores que podem influenciar o desempenho de uma estratégia tecnológica refere-se à gestão de pessoas. Gerentes, clientes, colaboradores, até mesmo presidentes e donos de empresas precisam ser motivados para que as tecnologias de informação e comunicação escolhidas sejam bem aproveitadas gerando os resultados esperados. O fator humano é uma das principais razões pelas quais as implantações de mudanças falha em alcançar os objetivos e benefícios potenciais. Para superar esse problema, as empresas precisam considerar o uso de metodologias e praticas de comprovada eficiência no gerenciamento de mudanças. Só isso assegurará o grau de maturidade da organização diante das novas estratégias (RIBEIRO, 2006, p.27). O capital humano de uma organização sempre é apontado como um dos fatores a ser observado no momento de implantação de uma nova tecnologia de informação. É comum iniciar o processo de implantação sem informar os funcionários que trabalham direta ou indiretamente com o sistema, o que causa desconfiança, gera insegurança e desmotivação. Não existe uma fórmula que possa ser aplicada a todas as empresas no momento da implantação de uma tecnologia, o certo é que as organizações precisam desenvolver um ambiente propício para as mudanças e, assim, levar seus colaboradores a adotar novas maneira de trabalhar. Ribeiro (2006, p.28) chama a atenção para o fato de que os executivos que pretendem uma estruturação tecnológica, a fim de obter vantagem competitiva para a empresa, precisam se preparar fazendo levantamento de risco, desenvolvendo lideranças, criando planos de comunicação e alinhamento organizacional, transferindo o conhecimento a todos os setores e investindo na educação e capacitação de seus colaboradores. A cultura da organização tem forte influência sobre a aceitação ou não das novas tecnologias, os principais elementos que formam a cultura organizacional são 39 a missão da organização, a sua visão, suas políticas, procedimentos, regras e normas, a cultura organizacional abrange aspectos que são compartilhados por todos na organização. As inovações tecnológicas quase sempre são vistas como uma ameaça à manutenção dessa cultura. A cultura organizacional consiste em um conjunto complexo de ideologias, símbolos e valores-chave compartilhado por toda a empresa e que influenciam a maneira como o negocio é administrado (HITT; IRELAND; HOSKISSON, 2008, p.355). Não há como efetuar tranquilamente uma inovação tecnológica ou qualquer outra mudança na organização sem considerar seus aspectos culturais. Toda mudança acarreta na absorção de uma nova cultura organizacional, fato que causa resistência que pode abalar a estrutura da empresa senão bem esclarecida. A aplicação de uma tecnologia de informação é um ponto considerado desafiador na implantação de uma estratégia organizacional e pode causar resistência das pessoas à mudança. As empresas tendem a fazer altos investimentos na área de informação, mas as mudanças não ocorrem se as pessoas envolvidas na mudança propriamente dita não estiverem de acordo com a mudança (DAVENPORT; PRUSAK, 1998, p.109). Entretanto, mudança não é algo relativamente fácil de acontecer, ou seja, é necessária a criação de uma metodologia que possibilite a quebra de barreiras e desenvolva nas pessoas a vontade de fazer parte do processo estratégico da empresa. Convém lembrar que as mudanças não são exclusivas das organizações, a sociedade Pós-Segunda Guerra Mundial vivencia constantes mudanças e adaptações. Os sistemas de aprendizagem, segurança e de comércio, provavelmente, mudaram mais nos últimos cinqüenta anos, do que nos trezentos anos passados. Nesse contexto, as organizações precisam se preparar para as mudanças, os gerentes devem aprender a promover as mudanças de maneira rápida e precisa, mas sem traumas. Drucker (1995, p.46), aponta três práticas sistemáticas para auxiliar no processo de mudanças: � Aperfeiçoamento contínuo de todo serviço, processo e produto da organização; � Toda organização deve explorar seu conhecimento e sucesso; � Toda organização deve aprender e inovar sempre. 40 O interessante é a organização passar por esse processo sem prejudicar sua estrutura base. Líderes estratégicos precisam priorizar o conhecimento do capital humano existente na organização, investindo na aprendizagem humana, gerando força de trabalho capacitada a aprender, bem como incentivando o aprendizado contínuo, porquanto está inteiramente ligado ao sucesso estratégico de uma empresa. Aprender e gerar conhecimentos são fatores fundamentais para qualquer processo de inovação nas empresas e inovação gera vantagem competitiva (HITT; IRELAND; HOSKISSON, 2008, p.354). Vantagem competitiva é o objetivo final da implantação de uma tecnologia de informação em uma empresa. Reduzir custos, burocracia, evitar a falência, fusões ou novas aquisições são outros fatores motivadores de mudanças que se valem das TICs. Contudo, conforme mencionado anteriormente, nenhuma mudança terá sucesso se o fator humano não for levado em consideração, a mudança pode provocar uma série de efeitos sobre as pessoas e essa situação pode trazer rejeição as mudanças. Os temores das pessoas envolvidas no processo de mudança, muitas vezes não se concretizaram, mas a simples expectativa de perderem o poder de liderança, ter seus salários diminuídos, ou mesmo a simples mudança de relacionamento no ambiente de trabalho pode causar a resistência das pessoas. Nessa situação, é possível surgir três níveis de indivíduos na empresa: � Os que aceitam as mudanças, provavelmente estão na equipe de implantação dos novos projetos. � Os alienados, neutros, preferem ignorar ou acomodar-se, são a maioria dentro das empresas. � Os resistentes, que podem ser resistentes por falta de habilidades com a tecnologia ou insegurança em relação ao futuro no emprego. (OLIVEIRA, 2005, p.467). Qualquer que seja o nível do indivíduo atuante na organização, é preciso conquistá-lo com esclarecimentos e programas de aprendizado. Os resistentes devem ter seu apelo negativo neutralizado servindo como base para esclarecimentos de dúvidas que, de certa forma, deixam os planos de implantação mais consistentes e confiáveis. Além dos processos de aprendizagem relativos ao modo de se utilizar o novo sistema, bem como o benefício e utilidade trazidos, é necessário deixar claro alguns pontos como, por exemplo: necessidade, objetivos, fatores que levaram a 41 mudança, bem como solicitar a colaboração para um diagnóstico preciso, para o planejamento e ações a serem realizadas (OLIVEIRA, 2005, p.468). Quanto ao aprendizado é preciso que as empresas se aprimorem constantemente, visando desenvolverem programas eficientes de capacitação aos colaboradores que nela atuam, porquanto o desenvolvimento humano é essencial para o desenvolvimento de qualquer atividade/tarefa. 1.5 Comunicação Organizacional e informacional O termo comunicação vem do latim comunicare que significa transmitir, ou seja, fazer o intercâmbio compreensivo dos significados através de símbolos. A necessidade de comunicação atinge todos os seres vivos em todas as situações e momentos. A sistematização do conhecimento sobre a comunicação humana teve início há menos de um século, mais especificamente quando Harold D. Lasswell, considerado um dos fundadores das pesquisas no campo da Comunicação, formulou a Teoria da Comunicação que identificava os componentes do ato comunicativo: emissor, mensagem, canal e receptor (Figura 5): Figura 5: Esquema do Ato Comunicativo Proposto por Harold D. Lasswell. Fonte: BOCCATO, V.; RODRIGUES, R.; BETTIO, S. R. – 2006 – p.3. Um dos fatores fundamentais para a comunicação humana é a compreensão, é necessário que os símbolos e os sons tenham uma significação em comum entre as pessoas que estão comunicando. Analisando a literatura referente a comunicação, encontra-se em Davel e Vergara (2001) uma análise histórica descrevendo como a comunicação humana vem sendo entendida ao longo do tempo nas organizações. Partindo-se do Taylorismo, marcado pela comunicação zero, em que se acreditava que o MENSAGEMEMISSOR RECEPTOR CANAL FEEDBACK 42 funcionário era pago para produzir, o ato de se comunicar era visto como não produtivo, pois se acreditava que o ato em si não gerava nenhum valor econômico para empresa e, ao contrário, acreditava-se que era perda de tempo. Tendo em vista as necessidades de interação entre os processos, bem como a existência natural dos fluxos organizacionais, a comunicação passou a ser utilizada nas organizações, porém sob controle, ou seja, desde que padronizada, cuja linguagem pudesse ser decifrada e controlada. Segundo Mailhiot (1998) foi a partir dos estudos de Kurt Lewin (1947) que a comunicação passou a ter importância diferenciada no âmbito organizacional. Esses estudos apontavam para a necessidade de se elevar a competência dos administradores através das relações interpessoais, no sentido de adquirirem condições de enfrentar com eficiência os complexos problemas de comunicação, bem como de adquirirem confiança e franqueza no relacionamento humano. Atualmente, a comunicação é vista, antes de tudo, como interação, diálogo, possibilidade de tornar comum, e não a simples transmissão unilateral de informações. A comunicação organizacional pode ser considerada desde um mero instrumento gerencial para a transmissão de ordens, até um elemento estratégico para a construção de um universo simbólico, que aliado às políticas de administração, pode aproximar e integrar os diferentes públicos aos princípios e objetivos centrais da empresa. Contudo, apesar da crescente importância atribuída à comunicação no espaço organizacional, muitas são as barreiras organizacionais existentes nesse âmbito. A primeira grande barreira são as contradições internas, entre quem detém e quem recebe as informações, outra variável negativa é a ideologia gerencial, bem como a linguagem administrativa, as estruturas burocráticas e as idéias preconcebidas, entre outras. Além desses obstáculos, Aktouf (1996, apud DAVEL; VERGARA, 2001) afirma que a comunicação organizacional, tal como é conduzida, visa muito mais o controle e a dominação das situações dos empregados, do que colocar em comum as idéias referentes ao cotidiano empresarial. Um exemplo de como essa busca de controle e de manipulação da comunicação, pode causar estragos às empresas e às pessoas que a compõe, é o duplo constrangimento, que pode ser traduzido na implementação de programas de qualidade total e de vida, paralelamente à introdução de conceitos de empregabilidade. 43 Nesse aspecto, é possível perceber que a comunicação organizacional pode se constituir numa instância de aprendizagem. Se praticada com ética pode provocar uma tendência favorável à participação dos trabalhadores, dar maior sentido ao trabalho, favorecer a credibilidade da direção, estimular a responsabilidade e aumentar as possibilidades de melhoria da organização. Davel e Vergara 2001, ressaltam que hoje uma das principais exigências para o exercício da função gerencial é certamente a habilidade comunicacional, para os autores "a comunicação é sim o instrumento essencial de mudança, mas o que transforma e qualifica as pessoas, é o diálogo, a experiência vivida e praticada e não a simples transmissão unilateral de conceitos, frases feitas e fórmulas acabadas, o que deve fazer parte de uma política de RH" (DAVEL; VERGARA, 2001). A comunicação organizacional é uma arte que deve ser desenvolvida. Criar um sistema de comunicação eficaz é o grande desafio que as organizações enfrentam, uma vez que muitos problemas organizacionais podem ser atribuídos às falhas de comunicação. Portanto, possuir um sistema de comunicação eficaz é uma estratégia considerada necessária para as empresas que buscam crescimento e cultura organizacional positiva em relação à produção, compartilhamento e uso de informação. Conforme explica Davel e Vergara 2001, são sete os princípios para que haja uma comunicação eficaz: clareza, coerência, adequação, oportunidade e atualidade, distribuição, adaptação e uniformidade, interesse e aceitação. A manutenção de um bom sistema de comunicação organizacional é uma necessidade real nos dias de hoje. O primeiro desafio, para as empresas que não possuem essa útil ferramenta é justamente cria-Ia. Para as empresas que acreditam possuí-lo, observa-se a necessidade de analisar e, principalmente, mensurar claramente a eficiência desses sistemas. As constantes transformações nos cenários político, econômico, cultural e tecnológico representam um grande desafio à comunicação organizacional, a concorrência acirrada, o consumidor consciente de seus direitos e o advento das novas tecnologias de informação e comunicação são alguns elementos que caracterizam esse novo cenário. Oliveira (2008, p.2) explica através de uma análise comparativa entre a comunicação organizacional existente antigamente e atualmente. Para ele, antes havia um foco nos instrumentos de comunicação; poucos investimentos eram aplicadas nesta área; não havia concorrência; a 44 comunicação era fragmentada, isolada; se valorizava mais a comunicação com o público externo. Atualmente a comunicação é vista de forma mais ampla e estratégica; há a ampliação dos investimentos nesta área, isto é, conforme a comunicação é compreendida como essencial pelos gestores; o mercado é altamente competitivo; a comunicação é integrada; atinge todos os públicos. Nesse sentido, o mesmo autor afirma que todo o potencial da comunicação organizacional só se revela quando utilizada de forma estratégica e não apenas instrumental. Complementando a visão estratégica de Oliveira (2008), Fossa (1997) destaca alguns desafios da comunicação organizacional na atualidade, frente ao cenário das transformações organizacionais, e propõe alguns postulados da moderna comunicação, considerando que a comunicação organizacional deve estar alicerçada numa visão estratégica da organização e refletir sua missão, valores e visão. Para Fossa, a comunicação organizacional deve articular e integrar as várias linguagens que compõem a comunicação no ambiente organizacional; a publicidade, a assessoria de imprensa e as relações públicas, permitindo a organização construir uma comunicação eficaz e eficiente com seus diferentes públicos; a comunicação organizacional deve participar das transformações políticas, sociais, tecnológicas, culturais e econômicas, interagindo em sistema mais amplo. O mesmo autor, também, destaca que a comunicação organizacional deve estabelecer uma comunicação ética e transparente estimulando a responsabilidade social da empresa, garantindo um bom relacionamento da organização com seus públicos. A comunicação organizacional deve desvendar a cultura organizacional e estar fundamentada nessa cultura, ressalta ainda que a comunicação no âmbito da organização é única, ou seja, não segue um padrão ou receituário pronto; a comunicação organizacional deve estimular a participação dos diferentes públicos, analisar seus anseios e estabelecer um diálogo permanente e transparente. Conclui que a comunicação organizacional ocorre no sentindo de promover a coesão interna em tomo dos valores e da missão da empresa, bem como aumenta a visibilidade pública da organização e divulga seus produtos e serviços, num cenário globalizado, em que a informação revela-se uma arma poderosa de gestão empresarial. A comunicação organizacional abrange todas as formas de comunicação utilizadas pela organização, para relacionar-se e interagir com seus públicos, inclusive no que tange ao fluxo de informações. 45 Valentim e Zwaretch (2006, p.45) entendem comunicação organizacional como um processo, através dos qual os indivíduos da organização obtêm as informações pertinentes sobre ela e as mudanças que nela ocorrem. Na perspectiva destas autoras, a comunicação organizacional desempenha a função de fonte de informação para os membros da organização. Bueno (2003) não distingue a comunicação empresarial, organizacional ou corporativa, utilizando os termos como sinônimos. A Comunicação Empresarial (Organizacional, Corporativa ou Institucional) compreende um conjunto complexo de atividades, ações, estratégias, produtos e processos desenvolvidos para criar e manter a imagem de uma empresa ou entidade (sindicato, órgãos governamentais, ONGs, associações, universidades etc.) junto aos seus públicos de interesse (consumidores, empregados, formadores de opinião, classe política ou empresarial, acionistas, comunidade acadêmica ou financeira, jornalistas etc.) ou junto à opinião pública (BUENO, 2003). Considerando que a comunicação organizacional diz respeito aos processos de comunicação que caracterizam as organizações humanas, Scroferneker (2003) cita Daniels, Spiker e Papa (1997) para identificar e classificar a comunicação organizacional em: tradicional, interpretativa e crítica. De acordo com esta autora o modelo tradicional é assim chamado por ser o mais antigo dos três. A comunicação organizacional nessa perspectiva é tida como uma atividade cujo comportamento pode ser medido, padronizado e classificado. O segundo modelo é o interpretativo, que entende as organizações como cultura. Nessa perspectiva, a organização é um fenômeno subjetivo, isto é, a ação social somente é possível quando as pessoas podem compartilhar significados subjetivos. A cultura organizacional é considerada uma rede de significados, a perspectiva interpretativa concentra-se no processo simbólico através do qual a realidade organizacional é socialmente construída. A perspectiva crítica aborda a organização como instrumento de opressão, volta a atenção para as classes organizacionais oprimidas: trabalhadores, mulheres, minorias e outros grupos identificados como classes oprimidas. A comunicação organizacional está presente em todas as empresas, públicas ou privadas, e pode ou não ser trabalhada efetivamente internamente à organização. Ela é inerente à vontade da empresa, assim como pode ser uma arma estratégica e contribuir para a empresa ou agir contra a própria empresa. 46 Nos dias atuais a maioria das empresas já assimilou a importância da comunicação para um melhor desempenho, mudando conceitos internos e o posicionamento no mercado externo. Se antes a comunicação tinha seu foco somente nos instrumentos, era considerada como uma despesa, sendo feita de forma fragmentada e isolada, e voltada principalmente para o público externo, atualmente ela é vista de maneira mais ampla, sendo o investimento considerado estratégico para o aumento da competitividade da empresa, realizada de forma integrada, principalmente, para atingir um público estrategicamente escolhido (OLIVERIA, 2005). De acordo com Kusnch (2003, p.150) A comunicação organizacional deve constituir-se num setor estratégico, agregando valores e facilitando os processos interativos, por meio das Relações Públicas, da organização com os seus diferentes públicos, a opinião pública e a sociedade em geral. A mesma autora define a comunicação integrada como “uma filosofia que direciona a convergência das diversas áreas, permitindo uma atuação sinérgica”. Essa perspectiva pressupõe uma junção da comunicação institucional, da comunicação mercadológica, da comunicação interna, comunicação administrativa, que formam uma mistura que compõem a comunicação organizacional (KUNSCH, 2003, p.150). Vale ressaltar que nas comunicações organizacionais os problemas, barreiras e ruídos também se fazem presentes. De acordo com Kunsch (2003, p.75) no âmbito organizacional as principais barreiras são: � Pessoais: as pessoas podem facilitar ou dificultar as comunicações, dependendo da personalidade, emoções, valores e comportamento; � Administrativas: dependem de como as empresas atuam e processam suas informações; � Excesso de informação: é uma barreira constante na atualidade, a sobrecarga de informações de toda ordem e em todas as formas torna impossível a sua assimilação; � Comunicações incompletas ou parciais: a fragmentação das informações ou suas distorções provocam dúvidas e interpretações errôneas. Evitar falhas na comunicação deve ser um cuidado constante no processo de comunicação organizacional, pois várias outras ações dependem disso para sua implantação e sucesso. 47 A comunicação organizacional tem papel fundamental no processo de inteligência competitiva organizacional, uma vez que é através dela que as pessoas se relacionam e interagem buscando desenvolver as estratégias da organização. Do mesmo modo que a ICO é entendida como um processo, a comunicação organizacional também pode ser considerada um processo, visto que viabiliza o acesso, compartilhamento e uso de dados e informações existentes no ambiente corporativo (VALENTIM; ZWARETCH, 2006, p.54). Segundo Valentim (2003, p.1), a comunicação organizacional é o meio com que a ICO pode contar, para a distribuição, disseminação e transferência de dados, informação e conhecimento no ambiente da organização. Figura 6 – Distribuição, Disseminação e Transferência. Fonte: VALENTIM – 2003 – p.1 A autora ressalta a importância dos atores no processo de comunicação, afirmando que eles devem ser ativos para dinamizar o processo de ICO, visto que necessita de uma efetiva comunicação entre os participantes do processo. A comunicação entre os indivíduos de uma organização utiliza-se da palavra para construir os fenômenos corporativos e, por isso mesmo, é tão importante para o processo de I.C., pois depende essencialmente do envolvimento, da crença e da disposição de cada indivíduo, para a eficiência do processo (VALENTIM, 2004). Cada indivíduo interpreta a informação que recebe de uma maneira e trabalha com ela a partir de seus valores e conhecimentos, devolvendo para a corporação que necessita utilizá-la para fins estratégicos. Nesse caso, é necessário 48 evitar as já citadas barreiras comunicacionais para que a comunicação ocorra de maneira efetiva. A ICO trabalha nesse ambiente clareando interpretações e auxiliando na percepção dos indivíduos, de forma que as informações sejam entendidas por todos de maneira equivalente. 49 CAPÍTULO 2 O USO DA INFORMAÇÃO NO CON