Gildo Carlos Macie Preservação Digital Sistêmica como modelo para a Administração Pública moçambicana no contexto da transformação digital Marília 2025 Câmpus de Marília Gildo Carlos Macie Preservação Digital Sistêmica como modelo para a Administração Pública moçambicana no contexto da transformação digital Tese apresentada ao Programa de Pós- Graduação em Ciência da Informação como parte das exigências para a obtenção do título de Doutor em Ciência da Informação pela Faculdade de Filosofia e Ciências, Universidade Estadual Paulista (UNESP), Campus de Marília. Área de Concentração: Informação, Tecnologia e Conhecimento Orientador (a): Profa. Drª. Telma Campanha de Carvalho Madio Coorientador: Prof. Dr. José Carlos Abbud Grácio Marília 2025 Impacto potencial desta pesquisa Trata-se de uma pesquisa pioneira sobre a preservação digital sistêmica no contexto moçambicano, caracterizada pela inovação e pela capacidade de trazer uma contribuição inicial, impactante e fundamental para o desenvolvimento e modernização consciente da Administração Pública, tendo o acesso à informação como ponto culminante da ação arquivística. A modernização consciente diz respeito àquela realizada em paralelo com a modernidade, integrando o cidadão e criando condições para que este possa usufruir os produtos e serviços públicos sem limitações ou violação dos direitos emanados na Constituição da República, bem como nas disposições e convenções internacionais das quais Moçambique é signatário. O texto desta tese servirá de fonte de informação que poderá ajudar a constituir uma viragem no processo de implementação do Sistema Nacional de Gestão Documental (e-SNGD), pois aborda os elementos da preservação digital na íntegra e sugere como estes podem ser implementados em Moçambique e contribuírem para uma melhor abordagem da transformação digital. Isto é, deve-se garantir o avanço para a transformação digital, mas com a devida consideração dos aspectos basilares que devem governar o processo, dos quais não se devem excluir os princípios arquivísticos, a intervenção nas culturas organizacional e informacional, a adequação dos perfis profissionais, a observância dos modelos internacionalmente aceitos e demais elementos levantados na tese. Melhorar a abordagem ao sistema significa melhorar, em paralelo, o oferecimento dos serviços informacionais e outros, aos cidadãos, contribuindo para a criação de uma sociedade ativa, justa e transparente onde as decisões são tomadas com base em informação autêntica e fidedigna, da qual emane a justiça social. O impacto acadêmico é outro elemento que se associa diretamente à esta tese. Já ao longo da sua elaboração, vários textos (artigos) foram publicados em periódicos e em anais de grandes eventos, entre nacionais e internacionais, sendo, por isso, uma fonte de informação para estudantes e pesquisadores interessados pela temática. Os elementos aqui levantados mostram um total alinhamento com os Objetivos do Desenvolvimento Sustentável (ODS), particularmente, com o ODS 16 “Promover sociedades pacíficas e inclusivas para o desenvolvimento sustentável, proporcionar o acesso à justiça para todos e construir instituições eficazes, responsáveis e inclusivas em todos os níveis” (Nações Unidas, 2015, p.36). De forma mais específica e de acordo com a mesma fonte, lançamos um olhar mais atento à meta 16.10 cujo compromisso assenta em “[…] assegurar o acesso público à informação e proteger as liberdades fundamentais, em conformidade com a legislação nacional e os acordos internacionais”. Esta meta enquadra-se de forma efetiva nos objetivos desta pesquisa, pois todo o esforço empreendido visa conscientizar e influenciar positivamente a Administração Pública – entanto que ente estatal onde se manifestam e se cruzam as ações do governo e as demandas dos cidadãos – quanto à devida preservação e garantia de acesso a longo prazo. Fundamentalmente, com a adoção da preservação digital sistêmica como o modelo ideal para a Administração Pública moçambicana, constrói-se um ambiente social, político e administrativo favorável para a plena manifestação da cidadania, fundamentada nos princípios da transparência e abertura do governo. Assim, entende-se que o alcance da meta 16.10 dos ODS passa pelo respeito a elementos como: i) A Constituição da República de Moçambique (que salvaguarda o direito à informação); ii) A Lei do Direito à Informação, aprovada pela Lei nº 34/2014, de 31 de dezembro; iii) Os fundamentos do Sistema Nacional de Arquivos do Estado (SNAE), aprovado pelo Decreto 36/2007, de 27 de agosto e revisto pelo Decreto 84/2018 de, 26 de dezembro; iv) Os fundamentos do projeto do Sistema Nacional de Gestão Documental (e- SNGD), revisto e ajustado na perspectiva do modelo sistêmico; v) O modelo OAIS e os diversos padrões de metadados; vi) Os demais objetivos da Agenda 2030; vii) A Declaração Universal dos Direitos Humanos; e viii) Demais disposições legais e normativas que configuram a interação Estado - Governo - Cidadão. Nesse diapasão, observa-se que, os mecanismos de gestão, preservação, disponibilização e acesso à informação arquivística são elementos cruciais para a materialização do acesso público à informação e da proteção das liberdades fundamentais e dos direitos conexos, legalmente assistidos aos cidadãos. Potential impact of this research This study constitutes pioneering research on systemic digital preservation within the Mozambican context, distinguished by its innovative character and its potential to provide an initial, impactful, and essential contribution to the conscious development and modernization of Public Administration, with access to information as the ultimate outcome of archival practice. Conscious modernization refers to that which is carried out in parallel with modernity, integrating citizens and creating conditions that enable them to benefit from public products and services without limitations or violations of the rights enshrined in the Constitution of the Republic, as well as in the provisions and international conventions to which Mozambique is a signatory. The text of this thesis will serve as a source of information that can help to constitute a turning point in the implementation process of the National Records Management System (e-SNGD), as it addresses the elements of digital preservation in full and suggests how these can be implemented in Mozambique and contribute to a better approach to digital transformation. That is, the progress towards digital transformation must be guaranteed, but with due consideration of the basic aspects that must govern the process, such as the respect to the archival principles, an intervention on organizational e informational culture, an adequation of the professional skills, an observance of models internationally accepted and other aspects that are specified throughout this thesis. Improving the approach to the system means improving, in parallel, the offering of informational and other services to citizens, contributing to the creation of a fair and transparent society where decisions are made based on authentic and reliable information and which emanates social justice. Academic impact is another element that is directly associated with this thesis. Throughout its development, several texts (articles) were published in periodicals and in the proceedings of major events, both national and international, being, therefore, a source of information for students and researchers who are interested in the topic. The elements raised here show full alignment with the Sustainable Development Goals (SDGs), particularly with SDG 16 “Promote peaceful and inclusive societies for sustainable development, provide access to justice for all and build effective, accountable and inclusive institutions at all levels (Nações Unidas, 2015, p.36). More specifically and according to the same source, we took a closer look at target 16.10, whose commitment is based on “ensuring public access to information and protecting fundamental freedoms, in accordance with national legislation and international agreements”. This goal effectively fits into the objectives of this research, as all the effort carried out aims to raise awareness and positively influence public administration – taken as a state entity where government actions and citizens' demands are manifested and intersect – for due preservation and guarantee of long- term access. Fundamentally, with the adoption of the systemic digital preservation as the ideal model for Mozambican public administration, a favorable social, political and administrative environment is built for the full manifestation of citizenship, based on the principles of transparency and government openness. Therefore, it is understood that achieving target 16.10 of the SDGs involves respecting: i) The Constitution of the Republic of Mozambique (which safeguards the right to information); ii) The Right to Information Law, approved by Law nr. 34/2014 of 31 December; iii) The fundamentals of the National State Archives System (SNAE), approved by Decree 36/2007 of 27 August and revised by Decree 84/2018 of 26 December; iv) The fundamentals of the National Records Management System (e-SNGD) project, when revised and adjusted in the perspective of the systemic model; v) The OAIS model and the various metadata standards; vi) The other objectives of the 2030 Agenda; vii) The Universal Declaration of Human Rights; and viii) Other provisions that shape the State – Government - citizen digital interaction. In this sense, it is observed that the mechanisms for management, preservation, availability and access to archival information are crucial elements for the materialization of public access to information and protection of fundamental freedoms and related rights, legally assisted to citizens. Gildo Carlos Macie Preservação digital sistêmica como modelo para a administração pública moçambicana no contexto da transformação digital Tese apresentada ao Programa de Pós- graduação em Ciência da Informação da Universidade Estadual Paulista “Júlio de Mesquita Filho” (Unesp), como requisito parcial para a obtenção do título de Doutor em Ciência da Informação. Área de concentração: Informação, Tecnologia e Conhecimento Linha de pesquisa: Produção e Organização da Informação Banca Examinadora Profª. Drª. Telma Campanha de Carvalho Madio (Orientadora) UNESP – Câmpus de Marília Prof. Dr. José Carlos Abbud Grácio (Coorientador) UNESP – Câmpus de Marília Profª. Drª. Sónia Maria Troitiño Rodriguez UNESP – Câmpus Marília Profª. Drª. Natália Marinho do Nascimento UNESP – Câmpus Marília Prof. Dr. Daniel Flores UFA - Maceió Profª. Drª. Tânia Barbosa Salles Gava UFES – Espírito Santo Marília, 28 de agosto de 2025 Dedicatória Àqueles que, apesar de todas as adversidades, sempre acreditaram que eu seria capaz de atingir os meus objetivos. Falo do meu pai (em memória), minha mãe, minha esposa e meu filho, que têm vivido de forma direta as minhas aventuras, batalhas e conquistas acadêmico-profissionais. Mantenham a paciência, pois o caminho ainda é longo, a academia não tem fim! AGRADECIMENTOS Aos meus pais Carlos Eugénio Macie (em memória) e Teresa Luís Gomes que iluminados pelo poder de Deus, trouxeram-me ao mundo e proporcionaram-me as melhores experiências, aprendizado e educação fundada em valores e princípios que serviram de base para a atuação e desenvolvimento acadêmico-profissional; À minha orientadora, Profª. Dra Telma Campanha de Carvalho Madio e ao meu co- orientador Prof. Dr. José Carlos Abbud Grácio que juntos puderam orientar-me com mestria, sabedoria e conhecimentos sólidos sobre a matéria pesquisada; À professora Natália Marinho do Nascimento que me proporcionou a possibilidade de realizar o estágio docência em duas disciplinas, sendo uma de modo formal e outra por minha iniciativa/voluntariado. Este foi um momento especial de partilha de conhecimentos sobre preservação digital e ambientes arquivísticos digitais com os estudantes de graduação em Arquivologia e Biblioteconomia da UNESP. À Escola de Comunicação e Artes da Universidade Eduardo Mondlane por me ter concedido a continuação de estudos e o respectivo afastamento temporário para que pudesse cumprir integralmente com as aulas remotas e presenciais em Moçambique e no Brasil, respectivamente; Ao Prof. Doutor Rafael Simone Nharreluga pelos ricos e valiosos conselhos ao longo de todo o processo de formação e no exercício profissional da docência e gestão administrativa. Sempre foi um exemplo de integridade, coerência e justiça; À Professora Rosângela Caldas que cedeu a sua casa para o nosso acolhimento durante toda a estadia em Marília, permitindo que a realização dos trabalhos acadêmicos acontecesse num ambiente acolhedor. À minha esposa (Joana) que teve que aguentar e fazer muitos sacrifícios para que este sonho fosse realizado e chegasse a bom termo. Ela e o meu filho (Carlos) foram verdadeiros heróis, pois sofreram com as minhas ausências, mas fizeram todo o esforço necessário para compreender o sentido da missão e, assim, puderam respeitar os momentos, fazendo bem o que a eles cabia, apoiar-me; À minha família em geral (mãe e irmãos) agradeço pelo apoio incondicional e respeito pelas minhas escolhas que nem sempre pareceram as mais acertadas; Aos colegas Wilson, Raidan, Fran, Antônio, Fernanda, Etefânia, Cláudia, Orledys, Tamyres e outros que se uniram para garantir que o nosso acolhimento fosse o melhor possível; Aos colegas do Dinter Augusto Macucule e Joana Machuza e, especialmente, à Cecília Preciosa Cabsela, pelos ricos e construtivos debates científicos, publicações conjuntas e projetos profissionais que juntos desenvolvemos; À Escola Superior de Jornalismo (ESJ) que não viu nenhuma limitação em aceitar a minha ousada aventura ao concorrer para uma vaga no seu programa (convênio) de Doutorado Interinstitucional (DINTER) com a UNESP; À Faculdade de Filosofia e Ciências (FFC) da UNESP - Marília por proporcionar-me uma oportunidade de frequentar o doutorado em Ciência da Informação (com a nota - sete - mais elevada dos programas Brasileiros). Estudar na FFC e encontrar o ambiente que fora oferecido foi um dos principais elementos que contribuíram para a participação em eventos bem classificados e para a publicação de artigos científicos ao longo da frequência do doutorado; Esta experiência foi única, recordo-me que as primeiras disciplinas foram oferecidas remotamente (do Brasil) e assistidas a partir de Moçambique. Num segundo momento, a FFC enviou dois professores (a Profª. Dra Marta Lígia Pomim Valentim e o Prof. Dr, Edberto Ferneda) para Moçambique e, estes ofereceram 3 (três) disciplinas presencialmente. Num terceiro momento, eu e alguns colegas pudemos viajar para Marília, para frequentar demais disciplinas (presencialmente), avançar na redação da tese e aprofundar outros elementos essenciais à pesquisa, bem como manter um contato mais próximo com os orientadores e demais colegas; O presente trabalho foi realizado com apoio da Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior – Brasil (CAPES) – Código de Financiamento 001; A CAPES foi de grande valia nesta formação, pois foi através da bolsa CAPES Proex que foi possível realizar a viagem para o Brasil e conseguir custear as despesas ligadas à estadia e participação em eventos científicos; Não parando por aí, ainda através desta organização, tive a oportunidade de realizar um intercâmbio-capacitação, durante 2 meses (janeiro e fevereiro de 2024), em Portugal, na Universidade de Coimbra, através da bolsa CAPES Print. A experiência em Coimbra foi excecional e permitiu a ampliação dos horizontes quanto à matéria de preservação digital tendo em conta que o estágio foi realizado no Arquivo da Universidade de Coimbra, sob supervisão da Profa. Doutora Maria Cristina Vieira de Freitas, Diretora do Arquivo e docente na Faculdade de Letras desta Universidade. No contexto da viagem de intercâmbio à Coimbra, foi possível unir o útil ao agradável, tendo aproveitado para realizar turismo acadêmico e cultural em Lisboa e Conímbriga (Portugal), Barcelona (Espanha), Paris (França), Nuremberg e Berlim (Alemanha), Copenhague (Dinamarca), Lund e Malmo (Suécia). Além dessas experiências, as viagens para eventos (Seminário Hispano-Brasileiro e ENANCIB) dentro do Brasil também foram de grande impacto, pois além da partilha de conhecimentos, permitiram conhecer Salvador (Bahia) e Aracaju (Sergipe). Enfim, estudar na UNESP e, especialmente, no Programa de Pós-graduação em Ciência da Informação foi a realização de um sonho acadêmico-profissional que irá impactar positivamente toda a minha trajetória. Por tudo isso, agradeço a todos que direta ou indiretamente puderam garantir que esta formação fosse um sucesso. “Arquivos não são um parque privado onde uma equipe profissional pode saciar seu interesse na história ou na sua interação pessoal com historiadores e outros estudiosos (…) são um patrimônio público sagrado que preservam a memória da sociedade e que devem ser amplamente compartilhados. Os arquivistas servem à sociedade, não ao Estado, mesmo que trabalhem para um órgão da burocracia estatal.” COOK (2012, p. 142) RESUMO Na perspectiva da transformação digital da Administração Pública, faz-se uma abordagem em relação à Preservação Digital com o objetivo de levantar uma reflexão quanto à pertinência da implementação do modelo sistêmico, no contexto da implementação do Sistema Nacional de Gestão Documental (e-SNGD) em Moçambique. O modelo sistêmico fundamenta-se no uso de sistemas interoperáveis e colaborativos, em três ambientes distintos, mas interdependentes (gestão, preservação e acesso). Ademais, este modelo demanda a observância de políticas, padrões, normas e modelos internacionalmente válidos como é o caso do Open Archival Information System (OAIS). Trata-se de um estudo qualitativo, do tipo descritivo e exploratório em seus objetivos, que foi operacionalizado com base na busca e exploração de diversos materiais bibliográficos e documentais para o desenvolvimento do embasamento teórico e levantamento de dados empíricos que, posteriormente, foram sistematizados, categorizados e analisados com recurso ao método de análise de conteúdo, do tipo categorial. Constatou-se que o modelo em implementação na Administração Pública Moçambicana, no contexto do Sistema Nacional de Gestão Documental (e-SNGD) apresenta consideráveis fraquezas na sua concepção, como a ausência de políticas de preservação digital; a não observância de modelos internacionais; a falta de infraestrutura; ausência de mecanismos de segurança da informação e de garantia de autenticidade; e ausência de mecanismos que favoreçam a interação efetiva Estado – Governo – Cidadão no ambiente digital. Esta situação configura um não alinhamento com o modelo sistêmico o que, poderá agudizar os problemas em torno da gestão, preservação e acesso aos documentos digitais e colocar em questão o processo decisório, bem como a construção da memória institucional e coletiva. Dessa forma, conclui-se que o modelo sistêmico é o que pode criar maiores garantias quanto à preservação e acesso a documentos arquivísticos digitais a médio e longo prazo, mantendo-se, uma cadeia de custódia ininterrupta que garante de forma mais significativa a autenticidade e a fidedignidade dos documentos. E, portanto, este é o modelo que devia ser adotado em Moçambique, considerando os eixos propostos nesta tese. Palavras–chave: preservação digital sistêmica; transformação digital; e-SNGD; documentos arquivísticos digitais; modelo OAIS. ABSTRACT Regarding the public administration digital transformation perspective, digital preservation is approached with the aim of raising a reflection on the relevance of implementing the systemic model in the context of the implementation of the National Records Management System (e-SNGD) in Mozambique. The systemic model is based on the use of interoperable and collaborative systems, in three distinct but interdependent environments (management, preservation and access). Furthermore, this model is guided by the observance of internationally valid policies, standards, norms and models, such as the Open Archival Information System (OAIS). This is a qualitative study, descriptive and exploratory in its objectives, which was operationalized based on the search and exploration of various bibliographic and documentary materials for the development of the theoretical basis and collection of empirical data that were later systematized, categorized and analyzed using the categorical content analysis method. It was found that the model being implemented in the Mozambican Public Administration, in the context of the National Records Management System (e-SNGD) presents considerable weaknesses in its conception, such as the absence of digital preservation policies; non-compliance with international models; the lack of infrastructure; lack of information security and authenticity guarantee mechanisms; and the absence of mechanisms that favor effective State – Government – Citizen interaction in the digital environment. This situation constitutes a non-alignment with the systemic model, which could worsen the problems surrounding the management, preservation and access to digital records and negatively influence the decision-making process, as well as the construction of institutional and collective memory. Therefore, it is concluded that the systemic model is the one that can create greater guarantees regarding the preservation and access to digital archival records in the medium and long term, maintaining an uninterrupted chain of custody which more significantly guarantees the authenticity and reliability of records. So, this is the model that should be adopted in Mozambique, considering the pillars proposed in this thesis. Keywords: systemic digital preservation; digital transformation; digital archival records; e-SNGD; OAIS model. LISTA DE FIGURAS Figura 1 - Mapa mental da classificação da pesquisa (resumo) 36 Figura 2 – Cadeia de custódia dos documentos arquivísticos tradicionais Figura 3 - Nuvem de palavras da transformação digital na Administração Pública 51 68 Figura 4 - Modelo de Referência OAIS 85 Figura 5 - Ambientes informatizados para gestão, preservação e acesso Figura 6 - Cadeia de custódia e de preservação ao longo do ciclo de vida dos documentos arquivísticos digitais Figura 7 - Nuvem de palavras da preservação digital Figura 8 - Papel central da informação na relação dialógica Figura 9 - Nuvem de palavras da governança democrática e transformação digital 88 92 101 103 124 LISTA DE QUADROS Quadro 1 - Características da pesquisa qualitativa 26 Quadro 2 - Correspondência entre técnicas e instrumentos de coleta de dados 33 Quadro 3 - Etapas da análise categorial e sua caracterização Quadro 4 - Categorias de análise, inferência e fontes de dados Quadro 5 – Distinção entre digitização e digitalização Quadro 6 - Síntese das características dos paradigmas custodial e pós- custodial Quadro 7 – Padrões de metadados Quadro 8 – Aspectos organizacionais, técnicos e legais da PD 33 34 38 57 60 75 Quadro 9 - Caracterização das entidades e pacotes de informação do modelo OAIS Quadro 10 - Comparação entre a preservação digital e a preservação digital sistêmica Quadro 11 - Estratégias de preservação digital sistêmica Quadro 12 - Outros instrumentos de referência para o contexto digital Quadro 13 – Categoria cultura informacional Quadro 14 – Categoria gestão de documentos Quadro 15 – Categoria diálogo entre governança democrática e transformação digital Quadro 16 – Categoria Preservação Digital Quadro 17 – Eixo Reforma Legal e Política Quadro 18 – Eixo Reestruturação Técnico-operacional Quadro 19 – Eixo Fortalecimento Institucional Quadro 20 – Eixo Capacitação e Transformação Cultural Quadro 21 - Eixo Infraestrutura e Inclusão Digital Quadro 22 - Eixo Estratégia de Sustentabilidade 86 93 96 121 126 128 132 136 138 143 145 148 150 151 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS ABNT Associação Brasileira de Normas Técnicas AIP Archival Information Package CAPES Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior CCSDS Consultative Committee for Space Data Systems CIP Centro de Integridade Pública CIRESP Comissão Interministerial da Reforma do Setor Público CRM Constituição da República de Moçambique DINTER Doutorado Interinstitucional DIP Dissemination Information Package ECA Escola de Comunicação e Artes EGDAE Estratégia para a Gestão de Documentos e Arquivos do Estado E-Gov Governo Eletrônico EGRSP Estratégia Global de Reforma do Setor Público ERDAP Estratégia da Reforma e Desenvolvimento da Administração Pública ESARBICA Eastern and Southern African Regional Branch of the International Council on Archives ESJ Escola Superior de Jornalismo E-SISTAFE Sistema de Administração Financeira do Estado E-SNGD Sistema Nacional de Gestão de Documental FFC Faculdade de Filosofia e Ciências FRELIMO Frente de Libertação de Moçambique GD Gestão de Documentos IBICT Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia ICA International Council on Archives ICT Information and Communication Technologies INAGE Instituto Nacional do Governo Eletrônico InterPARES International Research on Permanent Authentic Records in Electronic System INTIC Instituto Nacional de Tecnologias de Informação e Comunicação IT Transparência Internacional ISO Internacional Organization for Standardization LDI Lei do Direito à Informação MAEFP Ministério da Administração Estatal e Função Pública NBR Norma Brasileira Regulamentadora OAIS Open Archival Information System OECD Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico PARPA Plano de ação para a Redução da Pobreza Absoluta PD Preservação digital PQG Programa Quinquenal do Governo RENAMO Resistência Nacional Moçambicana SAAI Sistema Aberto de Arquivamento de Informação SGDs Sustainable Development Goals SI Sociedade de Informação SIP Submission Information Package SIPE Sistema de Informação do Pessoal do Estado SNA Sistema Nacional de Arquivos SNAE Sistema Nacional de Arquivos do Estado TIC Tecnologias de Informação e Comunicação UEM Universidade Eduardo Mondlane UNESP Universidade Estadual Paulista “Júlio de Mesquita Filho” UNIC RIO Centro de Informação das Nações Unidas para o Brasil SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO 13 2 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS 26 2.1 Pesquisa qualitativa 26 2.2 Método de pesquisa 31 3 TRANSFORMAÇÃO DIGITAL NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 37 3.1 Transformação digital 37 3.2 Documento e documento de arquivo 3.2.1 Documento de arquivo 3.2.1.1 Documento arquivístico digital 3.2.1.2 Cadeia de custódia 3.3 Metadados: conexões com a custódia e a literacia informacional 42 44 46 49 59 Digital 3.3.1 Metadados 3.3.2 Literacia informacional digital 4 PRESERVAÇÃO DIGITAL 59 65 69 4.1 Cultura informacional consentânea com a preservação digital 77 4.2 Preservação digital sistêmica: outras considerações sobre a cadeia de custodia digital ressignificada 4.2.1 Outras considerações sobre a cadeia de custódia digital ressignificada 4.3 Estratégias de Preservação Digital Sistêmica 5 GOVERNANÇA DEMOCRÁTICA E TRANSFORMAÇÃO DIGITAL 5.1 O contexto informacional moçambicano 5.1.1 O Sistema Nacional de Arquivos (SNA) 5.1.2 O Sistema Nacional de Arquivos do Estado (SNAE) 5.1.3 O direito à informação 5.1.4 O Sistema Nacional de Gestão Documental (e-SNGD) 6 PRESERVAÇÃO DIGITAL SISTÊMICA COMO MODELO PARA A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA MOÇAMBICANA 6.1 Análise por categoria 80 89 96 102 104 107 112 114 117 125 125 6.2 Proposta do modelo sistêmico 7 CONSIDERAÇÕES FINAIS 141 154 REFERÊNCIAS 160 APÊNDICE A – ROTEIRO DE OBSERVAÇÃO 181 APÊNDICE B – CHECKLIST 183 13 1 INTRODUÇÃO Com o tema ‘’Preservação Digital Sistêmica como modelo para a Administração Pública moçambicana no contexto da transformação digital’’, neste estudo faz-se uma análise ao contexto informacional moçambicano com especial enfoque para o projeto do Sistema Nacional de Gestão Documental (e-SNGD) orientado à perspectiva digital da gestão e preservação de documentos arquivísticos. A preservação digital é uma necessidade premente, no contexto da cada vez mais crescente e desafiadora produção e disseminação da informação em meio digital (Grácio; Fadel; Valentim, 2013). No processo de preservação faz-se necessário garantir o acesso continuado, a longo prazo, da informação arquivística digital, sendo esta autêntica, confiável e passível de ser interpretada no futuro, mesmo em um contexto tecnológico diferente. Evidentemente, há grandes riscos associados ao contexto digital e, estes assentam na dependência dos objetos digitais às tecnologias (software, hardware e formatos) que se caracterizam por uma contínua e rápida evolução gerando consequências diretas como a obsolescência e a degradação dos suportes. Conforme afirmam Santos, Ciocheta Mazuco e Flores (2020), a obsolescência tecnológica aliada à falta de políticas de gestão e preservação de documentos digitais eleva o risco da perda de informações, isto é, não se pode avançar para a implementação da preservação digital sem que esta seja sustentada por uma política de preservação digital. Para Grácio (2019), este instrumento formaliza o compromisso institucional e, por isso, deve estar alinhado com os objetivos, missão, visão e com as demais políticas da instituição (digitalização, acesso, TI, investimentos e outras). Este é um instrumento dinâmico e contextualizado (adequado ou ajustado ao longo do tempo), pois serve de guia para a organização e para as equipes de trabalho, por isso precisa ser adequada ao longo do tempo e abranger todos os elementos relacionados à preservação digital. A sua operacionalização é viabilizada por meio de planos de ação e outros instrumentos que visem a garantia do acesso a documentos arquivísticos a longo prazo e com garantias de autenticidade. Como refere Colmenero-Ruiz et al. (2021), no contexto da implementação da política e para que se logrem os resultados esperados, é fundamental que haja um 14 trabalho direcionado ao alinhamento da cultura organizacional e informacional para que todos estejam sensibilizados, coordenados e atuem de forma positiva em relação ao tratamento e compartilhamento de informações. Nesse sentido, é crucial que, entre outros elementos, na implementação da preservação digital, as instituições busquem o uso de modelos e padrões internacionalmente aceitos e que garantam o alcance efetivo dessa implantação, olhando para a abordagem da preservação digital sistêmica como o modelo mais aconselhável neste momento. Portanto, discute-se o tema “Preservação Digital Sistêmica como modelo para a Administração Pública moçambicana no contexto da transformação digital” como forma de fazer uma proposta, chamando atenção à necessidade e pertinência de se seguir o (recomendado) modelo Open Archival Information System (OAIS) que se fundamenta no uso de sistemas interoperáveis e colaborativos, em três ambientes (gestão, preservação e acesso). Esses sistemas precisam ser sustentados por um conjunto de normas, padrões e políticas que traçam as diretrizes de atuação profissional, com vista o efetivo alcance dos objetivos da preservação digital, inserida na transformação digital sustentada. Refira-se que, o modelo OAIS foi concebido com o objetivo de estabelecer um sistema de arquivamento de informações por meio de um esquema organizacional composto por pessoas que aceitam a responsabilidade de preservar as informações e disponibilizá-las para uma comunidade designada, a longo prazo, isto é, o modelo auxilia na aquisição, preservação e disseminação do conteúdo digital nas organizações (Souza et al., 2012). A discussão levantada nesta tese poderá servir para suscitar um debate teórico-acadêmico mais aprofundado e contextualizado, bem como direcionar os indivíduos que coordenam a implementação do Sistema Nacional de Gestão Documental (e-SNGD) à necessária reflexão e uso de procedimentos adequados, racionais e eficazes voltados para apoiar o processo decisório, a transparência ativa, bem como a construção da memória institucional e coletiva. A necessidade desta discussão insere-se numa problemática sustentada por um levantamento documental exaustivo sobre o contexto moçambicano. Ora, o cenário informacional (discutido com mais profundidade nas próximas seções) teve os seus sinais de formação logo após a independência, pois nesse momento, 15 Moçambique passa a ser governado por moçambicanos, que tomam e lideram os destinos do país. Como em qualquer outro estado ou contexto, a informação arquivística, desde logo, teve um papel preponderante para a continuidade das ações governativas, pois existe uma relação intrínseca entre a Administração Pública e os documentos de arquivo, conforme assevera Weber (1982) nas suas diversas abordagens sobre a perspectiva burocrática da Administração. Com efeito, maior parte dos documentos nascem da execução das atividades administrativas ou funcionais, registrando e comprovando as ações desenvolvidas no âmbito do cumprimento das funções e atribuições das organizações ao longo da sua existência e no cumprimento das suas atribuições e objetivos de criação (Paes, 2004). A comprovação das ações atrás referidas está intimamente dependente da capacidade de recuperação e acesso à informação. Para que se alcance esse desiderato, Indolfo (2007) defende que as organizações devem manter os seus registros informacionais devidamente organizados com base nos preceitos da gestão de documentos (GD) que oferecem os fundamentos e as diretrizes conducentes à racionalização, segurança e controle dos documentos de arquivo em todo o seu ciclo de vida. Na Administração Pública moçambicana, as tentativas de organizar de forma sistemática os arquivos (sem ignorar outros marcos informacionais), remontam de forma efetiva a partir de 1992 com a aprovação do Sistema Nacional de Arquivos (SNA) por meio do decreto nº 33/92, de 26 de outubro o que abriu uma “janela de esperança” quanto à resolução do caos informacional que caracterizava as instituições. No entanto, por diversas razões, de ordem política e técnico-profissional, a vigência desse sistema não conseguiu alterar o cenário arquivístico nacional (Nharreluga, 2006). Tal fracasso já era tecnicamente denunciado, pois a aprovação do sistema não foi acompanhada pela aprovação de instrumentos de operacionalização da gestão de documentos, estabelecimento de infraestrutura e estrutura – institucionalização das unidades arquivísticas, disponibilidade de recursos humanos qualificados, mudança da cultura informacional e outras. Não menos importante, foi a aprovação da Política de Informática no ano 2000, por meio da Resolução n° 28/2000, de 12 de dezembro e da respectiva Estratégia da sua implementação, aprovada pelo Conselho de Ministros a 27 de junho de 2002. 16 Estes instrumentos estavam alinhados ao movimento mundial rumo à Sociedade de Informação através da massificação do uso de computadores interligados pela internet, orientando as instituições para uma nova postura na sua relação dialógica com o cidadão, o que culminou com a criação do Governo Eletrônico. Ora, estas iniciativas foram muito importantes, ambiciosas e orientadas por objetivos focados na melhoria da prestação de serviços, redução da pobreza, melhoria do ambiente de negócios, bem como redução dos níveis de analfabetismo. No entanto, o caos informacional que se vivia e a fraca penetração da internet, onde 70% da capacidade de acesso se concentrava na capital do país1, não permitiram o alcance efetivo dos objetivos traçados, mas deram alguma luz para a contínua necessidade da modernização e reforma do setor público. Assim, dentro do quadro da Estratégia Global da Reforma do Setor Público (2001 - 2011), o Governo de Moçambique estabeleceu a Estratégia Nacional para a Gestão de Documentos e Arquivos do Estado (EGDAE), em 2006, a partir da qual foi realizado um diagnóstico da situação arquivística nacional. Foram os resultados desse diagnóstico que levaram, em 2007, à revogação do decreto nº 33/92 e à alteração do SNA para Sistema Nacional de Arquivos do Estado (SNAE) por meio do Decreto nº 36/2007, de 27 de agosto, que contempla e introduz os principais instrumentos de operacionalização da Gestão de Documentos (o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade ambos das atividades-meio e, o classificador de informações). Para permitir a devida elaboração de planos de classificação e tabelas de temporalidade das atividades-fim, bem como para a materialização da criação de comissões de avaliação de documentos de arquivo, diversos instrumentos legais2 foram aprovados entre os anos 2008 e 2010, como forma de garantir a padronização de procedimentos. Passados 11 (anos) da sua vigência, o SNAE foi revisto por meio do decreto nº 84/2018, de 26 de dezembro, com vista a adequar e contextualizar os instrumentos 1 De acordo com os dados do levantamento realizado no âmbito da elaboração da Política de Informática (Resolução n° 28/2000, de 12 de dezembro). 2 (i) Diploma Ministerial n° 30/2008, de 30 de abril, aprova a Metodologia para a elaboração de planos de classificacao e tabelas de temporalidade das atividades-fim. (ii) Diploma ministerial n° 31/2008, de 30 de abril, aprova as normas de avaliação e eliminação de documentos da Administração Pública. (iii) Diploma Ministerial n° 35/2010, de 2 de fevereiro, cria o Conselho Nacional de Arquivos. (iv) Diploma Ministerial n° 36/2010, de 2 de fevereiro, cria a Comissão Nacional de Documentação e Informação de Moçambique. (v) Diploma Ministerial n° 37/2010, de 2 de fevereiro, aprova o regulamento padrão do funcionamento das comissões de avaliação de documentos da Administração Pública. 17 de operacionalização, tornando cada vez mais possível e eficaz o tratamento, a organização, o controle, a racionalização e a recuperação da informação. Para Indolfo (2007) todo o processo de organização da informação arquivística precisa, fundamentalmente, ter em conta a realização da classificação e da avaliação de documentos das atividades-meio3 e fim4, pois só a classificação pode permitir a visibilidade da peculiaridade dos documentos de arquivo ao estabelecer a organicidade, que assenta na organização dos documentos como conjuntos lógicos, intrisecamente relacionados e dentro dos quadros gerais da sua produção. Importa referir que a adequada organização e controle da informação sempre foi e será necessária, pois de acordo com o preceituado no nº 1, do art. 48 da Constituição da República de Moçambique “[…] todos os cidadãos têm direito à liberdade de expressão, à liberdade de imprensa, bem como ao direito à informação” e, conforme Macie, Cabsela e Nharreluga (2020), não se pode dar acesso ao que não se controla. E, com a aprovação da Lei nº 34/2014, de 31 de dezembro (Lei do Direito à Informação), a necessidade de manter os arquivos organizados cresceu ainda mais e coloca o cidadão legalmente equipado para controlar as ações do governo e usufruir dos seus direitos, que só podem se efetivar quando as instituições puderem preservar, racionalizar, ter acesso e dar acesso às informações que elas produzem e acumulam. No entanto, o cenário arquivístico nacional foi caracterizado por Nharreluga (2014) como precário, de completo abandono e com grandes dificuldades para instaurar a memória institucional, dada a inexistência da institucionalização dos arquivos, a existência de documentos não tratados e problemas infraestruturais e políticos, criando-se um cenário em que localizar determinada informação torna-se um exercício muitas vezes penoso e infrutífero, dificultando o desenvolvimento das ações administrativas. Com o advento das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) surgiram novas demandas, desafios e problemas a serem geridos e, em busca de soluções, viveu-se um momento caracterizado por alguns equívocos na abordagem informacional, visto que surgiu uma corrida desenfreada para a digitalização de 3 As atividades-meio são aquelas gerais, de apoio ou comuns e que dão suporte à prossecução das atividades-fim de uma instituição (CEDIMO, 2009). 4 As atividades-fim são aquelas específicas, desenvolvidas em decorrência das finalidades ou objetivos para os quais foi criada uma instituição (CEDIMO, 2009). 18 documentos, em parte, como uma tentativa de reduzir os problemas de controle, segurança, integridade e acesso a documentos analógicos, mas também, como forma de acompanhar os avanços que vão acontecendo ao redor do mundo, orientados à transformação digital da Administração Pública, inseridos na modernização e reforma do setor. Infelizmente, por muito tempo, vigorou uma ideia (quase) generalizada e enganosa que levou as instituições públicas a investirem na aquisição de sistemas informáticos para a gestão eletrônica de documentos, no entanto, esse processo revelou-se um fracasso em praticamente toda a Administração Pública. Um dos principais indicadores do fracasso foi a impossibilidade de recuperação e acesso aos arquivos digitizados, bem como a problemática da manutenção e gestão dos próprios sistemas operacionais. Além de trazer soluções, esse “investimento” gerou grandes prejuízos, assentes nas perdas informacionais e financeiras. Todo esse processo acontece dentro do quadro ora avançado por Nharreluga (2014), caracterizado por um caos informacional e pela ausência de instrumentos legais que pudessem orientar a gestão eletrônica de documentos, bem como a preservação em ambiente digital/eletrônico. A administração de um processo desta envergadura é sempre complexa e exige profissionais ou grupos de trabalho devidamente qualificados e de natureza multidisciplinar, sendo indispensável a existência de arquivistas, pois de acordo com Bellotto (2002), estes funcionários (arquivistas) desempenham um papel estratégico, colaborando para que os fluxos informacionais ocorram de maneira plena e os demais setores da organização tenham a informação que necessitam para o processo decisório sempre disponível na hora e local em que for necessária. A visão da autora corrobora com a de Weber (1982), que afirma que no processo de tomada de decisão, os funcionários precisam estar munidos dos seus arquivos para que se evite a tomada de decisões arbitrárias, visto que a transparência, a justiça e a prestação de serviços públicos de qualidade são alguns dos princípios que concorrem para a garantia da satisfação do cidadão, salvaguardando-se o cumprimento dos direitos fundamentais e conexos, legalmente instituídos. Nos termos da análise proposta para esta pesquisa, toma-se a Administração Pública como um espaço de aprofundamento da governança democrática, com um olhar especial para as iniciativas e processos atinentes à modernização e 19 transformação digital da Administração Pública que, de certa forma, representam sinais de avanço. Tais sinais assentam em pressupostos como o governo eletrônico (e-Gov), a Lei do Direito à Informação (LDI), a Lei das transações eletrônicas, a Política para a Sociedade da Informação, o Plano Estratégico e Plano Operacional para Sociedade da Informação (2019 - 2028), a criação do Instituto Nacional de Tecnologias de Informação e Comunicação (INTIC), a criação do Instituto Nacional do Governo Eletrônico (INAGE), a aprovação do Sistema Nacional de Gestão Documental (e- SNGD), a criação do Ministério das Comunicações e Transformação Digital (MCTD) e demais elementos que são apresentados ao logo deste estudo. No entanto, mesmo com este conjunto de iniciativas, a Administração Pública ainda registra diversos inconvenientes na gestão, preservação e disponibilização da informação digital necessária para a continuidade das atividades funcionais e para o exercício da cidadania ou participação ativa e consciente dos cidadãos nos processos políticos do país. A situação acima descrita revela que, esforços ainda precisam ser concentrados no sentido de evitarem-se inicativas isoladas e disruptivas, devendo-se avançar por iniciativas sustentadas e estruturadas, pois estas garantem a sustentabilidade dos projetos, bem como levam muito em conta a satisfação das preocupações dos cidadãos. O e-SNGD, que é uma iniciativa governamental, é o primeiro sinal de avanço em direção à implementação da transformação digital da Administração Pública de forma, até certo ponto, coordenada. Trata-se de um novo contexto para a Administração Pública e, obviamente, uma nova ou adequada postura é demandada, no sentido de garantir-se que as informações sejam corretamente produzidas, tratadas, preservadas e acessadas com garantias de autenticidade e confiabilidade. Isso passa pela implementação de um projeto que vá além da gestão eletrônica de documentos arquivísticos, tomando a preservação como o elemento central e o acesso a longo prazo como o principal indicador do sucesso. É nesse diapasão que se recorda que, o ambiente digital é ainda mais desafiador em relação ao analógico e, portanto, demanda o estabelecimento de uma cultura informacional e organizacional positivas em relação à preservação digital, 20 exige uma estrutura e infraestrutura informacional robusta e que garanta a interoperabilidade e a manutenção de uma cadeia de custódia ininterrupta e ressignificada, inspirada nos padrões, normas e modelos internacionais como o OAIS que serve de modelo de referência para a preservação digital sistêmica (Macie; Madio; Grácio, 2023). A preservação digital para documentos arquivísticos é bastante sensível, exigente e complexa, tal que, Gava (2022) sustenta que esta […] precisou ser repensada para refletir uma Preservação Digital Sistêmica (PDS), não mais focada no armazenamento em mídias e sua obsolescência, mas que exige uma cadeia de custódia digital arquivística, ou seja, uma cadeia de custódia arquivística ressignificada para o ambiente digital que perpassa todo o ciclo de vida dos documentos (Gava, 2022, p. 7). Assim, a preservação digital é colocada num contexto em que precisa ser pensada de maneira sistêmica com o objetivo de criar-se um ambiente de preservação digital confiável, no qual os documentos arquivísticos trafegam em sistemas interoperáveis, numa cadeia de custódia ininterrupta, garantindo-se a manutenção da sua autenticidade e confiabildade em todo o ciclo de vida. Ainda no contexto da implementação da preservação digital, é fundamental a criação de condições que favoreçam o estabelecimento da democracia e da literacia digital, pois tanto quanto preservar, importa recuperar as informações em plenas condições de uso. O cumprimento desse desiderato colocará a Administração Pública na rota do cumprimento das políticas governamentais e públicas a favor do cidadão que precisa ter acesso à informação para materializar diversos objetivos e suprir demandas. É nesse contexto que levantamos como pergunta de partida “será que o projeto do e-SNGD está em conformidade com a perspectiva da preservação digital sistêmica fundamentada no modelo OAIS?” Com vista a levantar inferências lógicas e coerentes, que permitam a satisfação da pergunta de partida, foi traçado como objetivo geral, “propor a preservação digital sistêmica como o modelo a ser seguido em Moçambique, no contexto da transformação digital, a partir da análise do projeto do e-SNGD”. Para materializar este objetivo, foi necessária a realização de ações específicas como: 21 i) Analisar na literatura: documento de arquivo nos contextos analógico e digital; preservação digital sistêmica; cadeia de custódia digital; política de preservação digital e cultura informacional; ii) Verificar a relação dialógica entre governança democrática e transformação digital; iii) Analisar o projeto do e-SNGD; e iv) Apresentar a preservação digital sistêmica como o modelo a ser seguido em Moçambique. A preocupação com uma preservação digital que culmine com o acesso à informação é suscitada a partir dos pressupostos da Lei do Direito à informação, Lei 34/2014, que conforme o seu artigo 1°, “[…] regula o exercício do direito à informação, a materialização do princípio constitucional da permanente participação democrática dos cidadãos na vida pública e a garantia de direitos fundamentais conexos”. A Administração Pública é o local privilegiado para a materialização do encontro entre as políticas/ações governamentais e os anseios dos cidadãos. Nesse sentido, Macie, Cabsela e Nharreluga (2020) entendem a informação […] como um recurso estratégico, cuja gestão, além de proporcionar eficiência institucional e responder à questões práticas a todos os níveis da Administração Pública, contribui para a melhoria do desempenho institucional, apontando níveis de transparência administrativa (Macie; Cabsela; Nharreluga, 2020, p. 10) Neste posicionamento, fica devidamente esclarecida a indispensável importância da organização e gestão da informação como formas de criar os mecanismos que irão propiciar o efetivo acesso à informação. Por todos os motivos e pormenores acima apresentados, para esta pesquisa defende-se a tese segundo a qual, a transformação digital da Administração Pública deve ser realizada em observância a modelos internacionalmente aceitos como o da preservação digital sistêmica fundamentado no modelo de referência OAIS, que permite a manutenção de uma cadeia de custódia ininterrupta, a interoperabilidade e o acesso a longo prazo de documentos autênticos, materializando a prestação de serviços públicos de qualidade, a governança democrática, bem como o usufruto da cidadania. Portanto, a realização deste estudo é uma grande oportunidade para ampliar a literatura acadêmica da àrea da Ciência da Informação, bem como suscitar um 22 interesse para o desenvolvimento de outras pesquisas como continuidade do assunto em pauta, nesta ou em outras perspectivas. Em termos tecnológicos, espera-se que o estudo possa contribuir para uma chamada de atenção quanto ao correto desenho e seleção de sistemas informáticos ou softwares atinentes à gestão de documentos e à preservação digital e, isso trará benefícios em várias dimensões, incluindo a econômica, pois pretende-se sensibilizar e conscietizar os dirigentes das instituições públicas para o investimento correto e conducente à redução do desperdício financeiro que se tem observado nas instituições. Esta pesquisa poderá ser de grande impacto para a sociedade em geral, visto que o tema proposto apresenta interesses transversais e perpassa aspectos que interferem na construção da cidadania e que apresentam-se como barreiras ao acesso à informação na Administração Pública. Por isso, além da dimensão acima abordada, é fundamental olhar para as dimensões técnica, tecnológica, administrativa e social, isto é, ao decidir-se pela implementação da preservação digital sistêmica, que se opte pelo uso dos sistemas elaborados com base no modelo OAIS. Mesmo que a decisão passe pela elaboração de sistemas locais, estes devem ter como base este modelo, refletindo a interoperabilidade e a capacidade de manutenção de uma cadeia de custódia ininterrupta, podendo ser auditados e certificados pelas autoridades5 competentes. A manutenção dessa cadeia de custódia e a garantia da estabilidade das características diplomáticas dos documentos arquivísticos nos ambientes digitais são as formas mais eficazes de garantir a autenticidade e a confiabilidade dos documentos arquivísticos desde o ambiente de gestão até ao ambiente de preservação, incorporando os documentos natodigitais como prioridade, dada a sua acrescida sensibilidade (Luz, 2018). Neste processo, a cadeia de custódia toma uma configuração diferente em relação àquela referente aos documentos analógicos. Neste novo ambiente, a cadeia precisa ser ressignificada e adequada às demandas digitais, mantendo a necessidade do cumprimento da finalidade dos arquivos que assenta em servir às administrações 5 Autoridade certificadora é a organização que emite certificados digitais obedecendo às práticas definidas na Infra-estrutura de Chaves-Públicas – ICP (CONARQ, 2016). 23 e, no decorrer do tempo, em razão do valor informacional, servir à história ou à sociedade. Esta tese discorre nessa direção, procurando mostrar os caminhos mais adequados a serem tomados no contexto da transformação digital, sem que se proceda ao capricho das emoções ou das pressões meramente políticas, que ignorem as bases técnico-científicas. A estrutura da tese compreende as seguintes seções: i) Introdução – apresentação geral da pesquisa, com contextualização da problemática, definição dos objetivos geral e específicos, exposição da tese defendida e justificativa da pertinência da pesquisa para diversos segmentos; ii) Procedimentos metodológicos – apresentação do caminho percorrido desde a concepção da pesquisa até aos resultados definitivos. Faz-se referência aos procedimentos e às técnicas usadas para a materialização do método de análise de conteúdo, do tipo categorial, usado tanto na coleta, assim como na análise dos dados coletados. iii) Transformação digital na Administração Pública – faz-se uma abordagem conceitual da transformação digital em conexão com a Administração Pública. Igualmente, faz-se uma consideração especial ao documento e documento de arquivo, mostrando-se, em linhas breves, a evolução dos conceitos, bem como a problemática em torno dessa conceituação nos contextos analógico e digital. Em complementaridade, amplia-se a discussão, abordando, de forma integrada, a cadeia de custódia (analógica e digital), a literacia informacional e os metadados que são elementos essenciais para o controle da gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos. iv) Preservação digital – Nesta seção, aborda-se a problemática da preservação digital dos documentos de arquivo, recuperando-se a questão central da cadeia de custódia que deve ser mantida ininterrupta ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos como um dos principais mecanismos para a manutenção da autenticidade e, faz-se um inter-relacionamento com a cadeia de preservação. Concomitantemente, levantam-se os 24 pressupostos e preceitos da preservação digital sistêmica, numa abordagem teórica que enaltece o modelo como o mais coerente com os objetivos da Administração Pública e com a perspectiva pós-modernista. v) Governança democrática e transformação digital – nesta seção, faz-se uma abordagem (histórico-cronológica) dos processos de governação informacional e configuração da Administração Pública tendo em conta os pressupostos da transformação digital e o diálogo que emana do contrato social (governo - cidadão) e que se materializa através da Administração Pública (AP). Toma-se a AP como um ente estatal que congrega o exercício do poder governamental e as demandas do cidadão. Um conjunto de leis confere direitos e deveres e, portanto, o cidadão necessita de informações para satisfazer tais desideratos, bem como para participar ativamente nos processos de governação democrática, tendo em conta que Moçambique é, constitucionalmente, um Estado de Direito Democrático e tem uma Lei do Direito à Informação em vigência. Igualmente, faz-se uma abordagem empírica e exaustiva do contexto informacional moçambicano até chegar- se à atual proposta do Sistema Nacional de Gestão Documental (e-SNGD) que se constitui como o principal objeto de análise neste estudo. vi) Preservação digital sistêmica como modelo para a Administração Pública moçambicana no contexto da transformação digital – nesta seção, faz-se a tradicional apresentação, interpretação e análise dos dados coletados, considerando-se as categorias de análise levantadas na seção que corresponde aos procedimentos metodológicos. A discussão foi desenvolvida a partir dos elementos teóricos apresentados ao longo do texto, usados para realizar a crítica aos dados empíricos que configuram o ambiente informacional moçambicano, com um olhar especial em volta do e-SNGD. Fundamentalmente, apresenta-se a preservação digital sistêmica como um modelo que pode servir perfeitamente para a Administração Pública Moçambicana e, se implementado na íntegra, pode fornecer resultados que culminem ou favoreçam o cumprimento do direito à informação, bem como dos direitos constitucionais e conexos através da garantia da preservação digital e acesso a longo prazo. 25 Na parte final do trabalho, são apresentadas as considerações finais, que se configuram numa síntese dos principais pontos levantados na pesquisa, cabendo as devidas recomendações em direção ao estabelecimento de um cenário de transformação digital que não seja disruptiva e se configure adequado aos anseios dos cidadãos e da própria Administração Pública. Em seguida, apresentam-se as referências usadas para o desenvolvimento do trabalho, formatadas de acordo com as Normas ABNT adotadas pela UNESP. Os elementos pós-textuais incluem roteiros de observação e checklists utilizados para a coleta de dados. 26 2 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS Goldenberg (2004) concebe a pesquisa como uma arte cuja materialização exige do pesquisador um conjunto de qualidades ou atributos internos e externos. Considera atributos internos a ética, curiosidade, interesse real, empatia, paciência, paixão, equilíbrio, humildade, flexibilidade, iniciativa, disciplina, clareza, respeito ao entrevistado, tranquilidade e organização e, como qualidades ou atributos externos propõe o domínio da teoria, a boa escrita, capacidade de relacionar dados empíricos com a teoria, domínio das técnicas de pesquisa e a experiência com a pesquisa. Em complementaridade, Silva e Menezes (2005) referem que para o alcance de resultados satisfatórios, pesquisar envolve um planejamento cuidadoso, bem como reflexões conceituais sólidas e alicerçadas em conhecimentos já existentes. Portanto, há necessidade de escolher e aplicar procedimentos metodológicos que coadunam com os objetivos a serem atingidos. 2.1 Pesquisa qualitativa Tendo em conta os objetivos propostos, mostrou-se fundamental seguir pela abordagem qualitativa, pois conforme afirma Bardin (1977), nesta abordagem, o que serve de informação é a presença ou a ausência de uma dada característica de conteúdo ou de um conjunto de características num determinado fragmento de mensagem que é tomado em consideração e, esses aspectos relacionam-se ao trabalho que está em pauta. Yin (2016) enaltece a importância do uso da pesquisa qualitativa para o aprofundamento de assuntos que mexem com a esfera social e outras, tendo em conta que é uma pesquisa contextualizada e de maior abrangência ou menos limitada em relação aos outros tipos de pesquisa. O autor elenca 5 (cinco) características fundamentais da pesquisa qualitativa: Quadro 1: Características da pesquisa qualitativa Ord. Características da pesquisa qualitativa 1 Estudar o significado da vida das pessoas, nas condições da vida real; 2 Representar as opiniões e perspectivas das pessoas participantes de um estudo; 3 Abranger as condições contextuais em que as pessoas vivem; 27 4 Contribuir com revelações sobre conceitos existentes ou emergentes que podem ajudar a explicar o comportamento social humano; 5 Esforçar-se por usar múltiplas fontes de evidência em vez de se basear em uma única fonte. Fonte: Yin, 2016, p. 29. As características acima arroladas, foram completamente satisfeitas na pesquisa que se propôs, pois trata-se de uma abordagem que tomou em consideração um contexto empírico, real e atual, a partir de um problema sócio-informacional (com efeitos diretos para a sociedade moçambicana) devidamente definido e delimitado. Essa abordagem contou com considerações teóricas muito profundas para interpretar a realidade e propor novos conceitos ou pelo menos, nova postura no contexto da Administração Pública moçambicana face à premente transformação digital. Outro aspecto fundamental da pesquisa qualitativa é o fato de permitir uma imersão do pesquisador, pois nela buscam-se casos exemplares e que possam ser reveladores da cultura em que estão inseridos. Possibilita a compreensão do significado e a descrição mais aprofundada dos fenômenos estudados em seus contextos e não simplesmente a sua expressividade numérica (Goldenberg, 2004). Nesse sentido, abordar as iniciativas governamentais que estão sendo implementadas em direção à transformação digital da Administração Pública quanto à sua conformidade com os modelos internacionais significou trilhar caminhos que buscavam satisfazer as indagações que se levantaram em volta da observância de requisitos e padrões cuja presença ou ausência permitiria o levantamento de inferências devidamente enquadradas, contextualizadas e comprováveis, numa abordagem que não se orientou em números, mas sim na interpretação qualitativa. Para o efeito, trata-se de uma pesquisa exploratória e descritiva cuja materialização incide sobre o projeto do Sistema Nacional de Gestão Documental (e- SNGD), implementado na perspectiva da implantação do processo de transformação digital da Administração Pública Moçambicana. Sustentado por Gil (2008), a pesquisa exploratória visa desenvolver, esclarecer e modificar conceitos e ideias, tendo em vista a formulação de problemas mais precisos para estudos posteriores. No entanto, este tipo de pesquisa não apresenta grande rigidez no planejamento e, habitualmente, envolve levantamento bibliográfico 28 e documental, estudos de caso e entrevistas semi-estruturadas. Nesta pesquisa, foram considerados os 3 (três) primeiros elementos, tendo-se excluído as entrevistas. Por sua vez, a pesquisa descritiva foi usada com vista a descreverem-se as características do projeto e-SNGD, mesmo que ainda esteja em fase piloto da sua implementação, estabelecendo-se relações entre variáveis vinculadas aos objetivos e às categorias levantadas neste trabalho. Esta combinação entre a exploração e a descrição é fundamental e está devidamente alinhada ao que se espera como resultados da pesquisa, pois conforme salienta Gil (2008), elas são as mais úteis para pesquisadores sociais preocupados com a atuação prática que se dá nos locais empíricos considerados na pesquisa. Para a materialização da pesquisa exploratória, conforme dito antes, foi necessária a realização de um levantamento bibliográfico e documental. Gil (2008) refere que a pesquisa documental assemelha-se muito à pesquisa bibliográfica sendo que, a única diferença reside na natureza das fontes. A pesquisa bibliográfica corresponde ao levantamento ou revisão de obras publicadas sobre a matéria em pesquisa o que demanda uma dedicação, estudo e análise pelo pesquisador que irá executar o trabalho científico (Sousa; Oliveira; Alves, 2021). De forma comparativa, Gil (2008) acrescenta que enquanto a bibliográfica serve-se, fundamentalmente, das contribuições dos diversos autores sobre determinado assunto, a pesquisa documental vale-se de materiais que não receberam ainda um tratamento analítico ou que ainda podem ser reelaborados e reinterpretados de acordo com os objetivos da pesquisa. Para esta pesquisa, as maiores fontes de informação bibliográfica foram livros, artigos de períodicos, teses, dissertações e anais dos principais eventos da área da Ciência da Informação, com maior enfoque na Arquivologia. Os textos foram, principalmente, recuperados em fontes como: i) Bases de Dados e Indexadores Base de Dados em Ciência da Informação (BRAPCI); Scopus; Web of Science; ii) Revistas Acadêmicas e periódicos Revista de Ciência da Informação e Documentação (InCID); Revista Brasileira de Preservação Digital (RBPD); 29 Informação e Informação; Em Questão. iii) Instituições e Normas Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT); Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ); Elsevier; International Organization for Standardization (ISO); International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES); Digital Preservation Coalition (DPC). iv) Outros recursos Biblioteca Central Brazão Mazula Biblioteca da UNESP Outras bibliotecas (digitais) Este levantamento de fontes é fundamental em qualquer pesquisa, pois é com base nele que se conhece o estado da arte sobre o tema e se constrói o referencial teórico que sustenta a pesquisa e serve de base para a análise dos dados coletados. Estando, o pesquisador, integrado no Doutorado Interinstitucional (DINTER) entre a Universidade Estadual Paulista (UNESP) do Brasil e a Escola Superior de Jornalismo (ESJ) de Moçambique, o levantamento bibliográfico e as leituras exploratórias iniciaram em Moçambique, usando o material (pouco) disponível na Biblioteca Central Brazão Mazula da Universidade Eduardo Mondlane (UEM), assim como, em simultâneo, fazia buscas pelas bases de dados digitais, disponíveis para os estudantes da UNESP. Para a seleção do material, foram considerados termos de exclusão e inclusão sendo que, foram prontamente excluídos termos sem nenhuma aproximação com a temática da pesquisa. Os termos de inclusão usados foram arquivo; documento de arquivo; arquivo digital; gestão de documentos; Administração Pública; preservação digital; preservação digital sistêmica; modelo OAIS, migração digital, transformação digital; informação orgânica; informação arquivística; cultura informacional; cultura 30 organizacional; governação; governança; governança democrática; democracia; acesso à informação; cidadania; democracia digital e literacia digital. Todos os termos atrás arrolados foram considerados também em línguas inglesa e espanhola e, a partir daí, foi possível recolher maior quantidade e qualidade informacional, o que permitiu explorar várias visões e elaborar um embasamento teórico coeso a partir de uma visão consideravelmente ampla. Em complementaridade, a pesquisa documental é vista por Laville e Dionne (2008) como sendo fundamental, pois esta orienta-se em fontes primárias, material que não tenha passado por nenhum tratamento analítico e pode fornecer informações brutas ao pesquisador. Para esses autores, a exploração das fontes documentais pode apresentar alguma complexidade, visto que estas são em grande número quanto aos suportes e tipologias, e os locais de guarda são diversificados. Outrossim, é o fato de serem documentos, muitas vezes, institucionais, cujo acesso dependerá da autorização e da boa vontade de quem os custodia e pode decidir sobre eles. Na sua abordagem, os autores destacam um conjunto de tipologias documentais que podem servir de fontes de informação como as publicações institucionais que definem orientações, enunciam políticas, expõem projetos e prestam contas de realizações. E, incluem nesse conjunto, documentos pessoais como diários, correspondências e outros tipos documentais que revelam algumas informações acerca das atividades e experiências, cedidos sob aceitação e observância de questões éticas. Integram ainda, dossiês que apresentam dados sobre a educação, a justiça, a saúde, as relações de trabalho, recenseamentos, as condições econômicas e outros assuntos apresentados em qualquer suporte informacional e que possam permitir o aprofundamento da pesquisa. Em posse desse conjunto de documentos, o pesquisador deve fazer a devida triagem e crítica à sua qualidade, selecioná-los conforme a pertinência, codificá-los e categorizá-los em função das necessidades da pesquisa (Laville; Dionne, 2008). A busca dos documentos nesta pesquisa incidiu, principalmente, sob textos legais aprovados no contexto moçambicano e que traçam as diretrizes do funcionamento da nação e das instituições (em termos informacionais) que compõem a Administração Pública, tais que, direta ou indiretamente, determinam a relação entre este ente estatal e o cidadão. 31 Fundamentalmente, pode-se destacar a Constituição da República de Moçambique (consideradas as suas versões); a Lei do Direito à Informação; os decretos aprovados no contexto do Sistema Nacional de Arquivos (SNA) e do Sistema Nacional de Arquivos do Estado (SNAE); o projeto do Sistema Nacional de Gestão Documental (e-SNGD) e Termos de Referência da sua Implementação; a lei das transações eletrônicas; a lei que estabelece o regime jurídico da tramitação eletrônica de processos jurisdicionais e cria o Centro de Gestão de Tecnologias do Sector da Justiça, e demais documentos e legislação (pertinente) arrolada no trabalho. 2.2 Método de pesquisa Para esta pesquisa, tendo em conta a perspectiva da problemática levantada e os objetivos que se pretendiam alcançar, o método norteador foi a análise de conteúdo. Conforme Soares et al. (2022), este é um método que encontra aceitação e, é muito aplicado em pesquisas pela comunidade da Ciência da Informação. Por esse e outros motivos, ele enquadra-se na busca de respostas para a problemática levantada pelo que, permitirá o alcance efetivo dos objetivos. Em termos epistemológicos, Valentim (2005, p.119) faz referência a Bardin (1977), Triviños (1992) e Richardson (1999), que consideram de forma unânime que “[…] a análise de conteúdo tem sua origem na Idade Média”. No entanto, Valentim (2005) afirma que a sua aplicação só se materializou na segunda metade do século XX, na concepção instrumental (enfoque quantitativo) e na representacional (enfoque qualitativo), pois na Idade Média, a análise de conteúdo não apresentava (o mesmo) rigor científico que se apresentou a partir do século XX. Silva e Valentim (2019) referem que a análise de conteúdo é um método de pesquisa qualitativo versátil, aplicável em diferentes domínios e em diferentes suportes informacionais e destacam o escrito, oral, iconográfico e outros códigos semióticos (músicas, objetos e comportamentos). Referem, ainda, que pode ser aplicado em comunicações de uma única pessoa, em diálogos entre duas pessoas ou grupos restritos ou, ainda, em comunicação de massa. Esta última consideração corrobora, interliga-se e encontra materialização nas pesquisas bibliográfica e documental referidas no tópico anterior. 32 A análise de conteúdo é conceituada como uma técnica de pesquisa para produzir inferências replicáveis e práticas partindo dos dados em direção a seu contexto (Krippendorff, 1998 apud Bardin, 2016). A questão da produção de inferências é central e, Bardin (2016) corrobora e amplia o conceito atrás apresentado, ao referir que a análise de conteúdo é um conjunto de técnicas de análise das comunicações visando obter, por procedimentos sistemáticos e objetivos de descrição do conteúdo das mensagens, indicadores (quantitativos ou não) que permitam a inferência de conhecimentos relativos às condições de produção/recepção (variáveis inferidas) destas mensagens. Nesse sentido, foi analisado, principalmente, o conteúdo do projeto do e-SNGD que é um projeto governamental e constitui-se como uma “política pública6”, pois visa transformar a Administração Pública de analógica para digital o que poderá impactar diretamente nas esferas social, econômica e política do país. Ademais, outros instrumentos conexos foram objeto de análise e foram complementados por dados recolhidos, particularmente, junto às instituições que participam na fase piloto do projeto, designadamente: i) Ministério da Administração Estatal e Função Pública (MAEFP); ii) Centro de Documentação e Informação de Moçambique (CEDIMO); iii) Instituto Nacional do Governo Eletrónico (INAGE); iv) Arquivo Histórico de Moçambique (AHM); e v) Comissão Nacional para Implementação das Normas do Segredo do Estado (CPISE). Esses são órgãos intervenientes no desenvolvimento do e-SNGD e gestores do Sistema Nacional de Arquivos do Estado (SNAE), por isso, de acordo com o conteúdo do projeto, justifica-se a sua integração na fase piloto do projeto. A análise de conteúdo serve-se de diversas técnicas e instrumentos de coleta de dados e, a abordagem às fontes de informação em busca de respostas para as inquietações levantadas nesta pesquisa orientou-se através da observação não- participante e checklist. A observação foi realizada com base em um roteiro de observação e o checklist foi operacionalizado com base em uma lista de indicadores levantados a partir das 6 Assumido como uma política pública, porém, o projeto apresenta mais marcas de uma política governamental. 33 categorias de análise propostas para a pesquisa e que encontram a sua gênese na preservação digital sistêmica fundamentada pelo modelo de referência OAIS. Estes instrumentos foram elaborados e devidamente testados com base na confrontação com o problema, os objetivos específicos, bem como com a tese defendida na pesquisa por forma a verificar-se a sua conformidade e evitar-se embaraços no momento da sua implementação. Quadro 2: Correspondência entre técnicas e instrumentos de coleta de dados Técnica Correspondência Instrumento Observação não-participante Roteiro de observação Checklist Lista de indicadores / requisitos Fonte: Elaborado pelo autor (2025) Bardin (2009) refere que a análise de conteúdo integra diferentes técnicas tais como a análise categorial, análise de avaliação, análise da enunciação, análise proposicional do discurso e a análise de expressão. Para a realização da análise de dados, nesta pesquisa, coube a implementação da técnica de análise categorial que é concebida por Silva e Valentim (2019) como a mais adequada para uma pesquisa qualitativa. A análise categorial é definida por Sampaio e Lycarião (2021) como uma técnica que visa permitir a criação de inferências sobre determinado conteúdo. E, para que se criem tais inferências é fundamental que sejam respeitadas, pelo pesquisador, 3 (três) etapas essenciais, conforme se apresenta, em síntese, no quadro 3. Quadro 3: Etapas da análise categorial e sua caracterização Etapa Caracterização Pré-análise São desenvolvidas as operações preparatórias para a análise propriamente dita. Processo de escolha dos documentos ou definição do corpus de análise; formulação das hipóteses e dos objetivos da análise; elaboração dos indicadores que fundamentam a interpretação final. Exploração do material (codificação) Processo pelo qual os dados brutos são transformados sistematicamente e agregados em unidades, as quais permitem 34 uma descrição exata das características pertinentes ao conteúdo expresso no texto. Tratamento dos resultados (inferência e interpretação) Colocação em relevo das informações fornecidas pela análise, por meio de quantificação simples (frequência) ou mais complexa como a análise fatorial, permitindo apresentar os dados em diagramas, figuras e modelos. Fonte: Adaptado de Sampaio e Lycarião, 2021. Sob proposta de diversos autores e conforme se subentende na própria designação, a “análise categorial” sugere a criação de categorias de análise. Chelimsky (1989) considera as categorias o “coração” da análise de conteúdo, pois elas é que garantem a estruturação das informações objeto da análise. Sampaio e Lycarião (2021) convergem com Chelimsky (1989) ao referirem que as categorias devem ser simultaneamente exclusivas, exaustivas e homogêneas e, Bardin (2009) acrescenta que as mesmas devem ser pertinentes, objetivas e fiéis, bem como produtivas, pois apenas a observância destas características pode garantir que não haja repetição ou análise das mesmas informações em duas ou mais categorias. Para a pesquisa em pauta, considerados os fundamentos teóricos, consubstanciados pelo problema e pelos objetivos, propuseram-se as seguintes categorias de análise: Quadro 4: Categorias de análise, inferência e fontes de dados Ord. Categoria Inferência (indicadores) Fontes de dados 1 Cultura informacional - Conjunto de práticas, crenças, atitudes, princípios e diretrizes informacionais; - Direito à informação; - Classificador de informações; - Segredo do Estado. Pesquisas bibliográfica e documental 35 2 Gestão de documentos - Política Nacional de Arquivos; - Sistema Nacional de Arquivos; - Capacidade profissional; - Institucionalização das unidades de Gestão de Documentos. Observação Pesquisa documental 4 Diálogo entre Governança democrática e transformação digital - Fatores críticos da transformação digital; - Literacia e democracia digital; - Penetração da internet; - Disponibilidade de ferramentas tecnológicas para os cidadãos; - Transparência ativa; Pesquisa documental Checklist 5 Preservação digital - Políticas de preservação digital; - Observância do modelo OAIS; - Cadeia de custódia; - Estratégias de preservação; - Padrões de metadados; - Auditoria e certificação. Pesquisas bibliográfica, documental Checklist Fonte: Elaborado pelo autor (2025) As fontes de dados são consideradas na forma em que se apresentam no quadro acima para permitirem o necessário cruzamento de informações e maior rigor na análise dos dados, materializada através do método de análise de conteúdo, do tipo categorial. Para uma compreensão mais simplificada da metodologia de pesquisa, vide a figura 1. 36 Figura 1: Mapa mental da classificação da pesquisa (resumo) Fonte: Elaborado pelo autor (2025) 37 3 TRANSFORMAÇÃO DIGITAL NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA A abordagem desta pesquisa orienta-se pela perspectiva da transformação digital na Administração Pública, o que sugere uma consideração aos documentos em duas dimensões ou perspectivas (analógica e digital), olhando para todos os pormenores em volta da sua produção, gestão, preservação e acesso a longo prazo. Portanto, é indispensável a compreensão conceitual da transformação digital, no sentido de traçar-se um caminho para a compreensão integral do documento de arquivo e suas mutações no contexto vigente. 3.1 Transformação digital Para Baptista e Figueiredo (2017, p. 119), “[…] o conceito de transformação digital sempre vem associado à tecnologia que se faz necessária aplicar para que ela se torne viável”. Estes autores conceituam a transformação digital como “[…] a utilização de um conjunto de tecnologias emergentes como meio para gerar novas oportunidades de negócios e otimizar aquelas já existentes”. Como exemplos dessas tecnologias pode-se considerar a computação na nuvem; o Big Data; a Internet das coisas (IoT); o Blockchain; a Inteligência Artificial, entre outras. Também, pode ser entendida como um processo que visa melhorar uma entidade desencadeando mudanças significativas em suas propriedades por meio de combinações de tecnologias de informação, computação, comunicação e conectividade (Vial, 2019, p. 3, tradução nossa). No contexto da transformação digital, as organizações são obrigadas a mudar ou rever a sua abordagem quanto aos processos e modelos de negócio. Essa postura de mudança deve ser realizada olhando para o ambiente interno (organização - dirigentes e servidores) e externo (cidadão - usuário, consumidor ou cliente). Fundamentalmente, a transformação digital mostra-se como um processo necessário, irreversível e em certas situações, compulsório, tendo em conta que esta materializa o encontro entre as tecnologias e os serviços oferecidos pelas instituições e que impactam em todas as esferas, política, social, econômica, administrativa e mais. Escobar (2020) salienta que a transformação digital deve fornecer resultados sustentáveis e gerar um valor percebido pela sociedade. Kraus et al. (2021) chamam atenção à necessidade de distinguir-se a transformação digital da mera digitização. Entende a transformação digital como algo profundo, que mexe com a organização no seu todo e envolve uma série de ações 38 que precisam ser realizadas para se acomodar as mudanças trazidas pelas tecnologias que influenciam os processos de negócios, a vida humana e outros aspectos, enquanto a digitização trata apenas da conversão da informação de analógica para digital. No meio disso, também insere-se a digitalização que é o termo mais popularizado na comunidade falante da língua portuguesa, mas que, em sua compreensão denota equívocos e generalizações que precisam ser corrigidas. O quadro 5 abaixo, aborda os conceitos. Quadro 5: Distinção entre digitização e digitalização Termos Definições Digitização - Processo de converção de objetos analógicos em digitais. - Transformação de conteúdo físico em bits e bytes, sem alterar o processo. Exemplos i) Escanear documentos em papel para PDF; ii) Converter fitas VHS para arquivos de vídeo digital; iii) Converter fotos impressas para digital, usando um scanner. Digitalização - Transformação de processos, serviços e modelos de negócio por meio de tecnologias digitais. - Uso de tecnologias digitais para mudar modelos de negócio e criar novas oportunidades de geração de valor. - Transformação de fluxos de trabalho, cultura e estrutura organizacional, com foco em eficiência, inovação e integração digital. Exemplos 39 (i) Automatizar o processo de julgamento com sistemas eletrônicos. (ii) Substituir o correio físico por e-mail institucional com assinatura digital. (iii) Utilizar inteligência artificial para triagem de processos judiciais. Fonte: Adaptado de Brennen e Kreiss, 2016; Gartner, 2025; OECD, 2019; UNESCO, 2022 e ISO/TR 13028:2010 Dito isso, afigura-se fundamental entender a transformação digital da Administração Pública como um conjunto de esforços tecnológicos, informacionais, políticos, econômicos e sócioculturais que visam transformar entidades em direção à melhoria na prestação de serviços públicos de forma contextualizada e sustentável. Flores (2022) discute a transformação digital olhando para a forma como esta desafia os arquivos, os arquivistas e os documentos de arquivo, tendo em conta a complexidade da área, a responsabilidade que se espera na atuação profissional e a sensibilidade que caracteriza o documento arquivístico digital. Ademais, considera que a transformação digital nos arquivos vem ocorrendo de forma compulsória, sem a necessária consideração dos processos de negócio, em um movimento de fora para dentro e sem a realização de um diagnóstico prévio que permita conhecer as condições do arquivo para que se estabeleça uma metodologia e trajetória de transformação que esteja de acordo com as características desta entidade custodiadora e o contexto em que esta atua. Isto é, a transformação digital pode ter impactos positivos e, em certos casos, negativos. Nesse diapasão, Flores (2022) faz referência a Christensen, Horn e Staker (2013) que trazem a noção de inovação sustentada e inovação disruptiva, conceitos que merecem uma atenção especial, pois são os dois “desdobramentos” da transformação digital e seguem trajetórias distintas. A inovação sustentada respeita referenciais (estudos), é mais estruturada, assertiva e proativa e, diz respeito a um processo de transformação digital que valoriza o consumidor/cidadão de acordo com a forma como este sempre concebeu o produto ou serviço. Esta inovação é orientada à melhoria daquilo que já existia e culmina em “win-win”, trazendo vantagens para o inovador e o consumidor. A inovação disruptiva pode ser resultado do fracasso na tentativa de implementação da inovação sustentada. Esta inovação não se baseia em referenciais 40 (estudos), não está preocupada em trazer produtos melhores para os consumidores já existentes, mas busca trazer produtos novos, mais baratos, simples e que possam conquistar rapidamente novos e menos exigentes consumidores. Estas tecnologias se aperfeiçoam ao longo do tempo para que possam atender os clientes mais exigentes. A discussão acima apresentada sugere um cuidado especial no contexto arquivístico que, pelas suas peculiaridades e sensibilidades, precisa ser abordado a partir da consideração da inovação sustentada. As disrupções tecnológicas podem levar a perdas significativas de informação, pois não têm em conta referenciais, estudos e contextos específicos de implementação e nem levam em conta a preservação digital. Assumindo a questão da abordagem contextualizada, bem como a definição correta da metodologia como alguns dos elementos cruciais para o sucesso da transformação digital. Escobar (2020) identifica sete (7) dimensões da transformação digital: i) Estratégia; ii) Pessoas; iii) Organização; iv) Clientes; v) Ecossistema; vi) Tecnologia; e vii) Inovação. Baptista e Figueiredo (2017) apresentam uma abordagem aproximada ao referirem-se ao que designam de sete (7) fatores críticos para a transformação digital: i) Adaptação do modelo de negócio; ii) Alinhamento com a estratégia corporativa/institucional; iii) Atualização dos processos organizacionais; iv) Conhecimento tecnológico; v) Criação de uma solução sustentável; vi) Inovação contínua; e vii) Capacitação de pessoas. Nesta segunda abordagem pode parecer que está em falta um elemento preponderante, o cliente/cidadão, mas é fundamental perceber que os clientes podem 41 ser encontrados nos fatores i) e v), pois a correta definição, atualização ou adaptação do modelo de negócios deve ter sempre em conta a forma como os produtos e serviços alcançam os clientes, usuários ou cidadãos. De igual forma, ao alcançar o cidadão, os produtos e serviços precisam chegar com a qualidade necessária e responder eficazmente às demandas, ao poderem ser acessados ou usufruídos por meio de tecnologias que não causem prejuízo ou violação institucional e nem social. As informações partilhadas devem manifestar fidedignidade. No contexto da Administração Pública, é fundamental que se assegure que, ao avançar-se para o contexto digital, não se ignorem os cuidados essenciais demandados pelos documentos de arquivo, tendo em conta que a manutenção das suas propriedades básicas é obrigatória para a garantia da sua autenticidade, completeza e confiabilidade. Para Kroth e Flores (2018), a autenticidade é a qualidade de o documento ser verdadeiro, isto é, ser exatamente aquele que foi produzido, sendo fundamental que existam suficientes evidências da sua manutenção com uso de tecnologias e procedimentos administrativos que garantam a sua identidade e integridade, com baixo risco de modificações ao longo do seu ciclo de vida e do processo de transmissão. Fundamentalmente, conforme orienta o CONARQ (2012), a ‘’evidência’’ (presunção da autenticidade) sugere a confirmação da existência de uma cadeia de custódia ininterrupta, que garanta uma linha contínua de custodiadores de documentos arquivísticos pela qual se assegura que esses documentos são os mesmos desde o início, isto é, não sofreram nenhuma alteração desde a sua produção até à sua transferência para a instituição arquivística responsável pela sua preservação. A completude é conceituada pelo CONARQ (2022) como atributo de um documento arquivístico que se refere à presença de todos os elementos intrínsecos e extrínsecos exigidos pela organização produtora e pelo sistema jurídico-administrativo a que pertence, de maneira a ser capaz de gerar consequências. A confiabilidade refere-se à credibilidade de um documento arquivístico enquanto uma afirmação do fato. Existe quando um documento arquivístico pode sustentar o fato ao qual se refere, e é estabelecida pelo exame da completude, da 42 forma do documento e do grau de controle exercido no processo de sua produção (CONARQ, 2022). Enquanto o CONARQ (2016) entende a fidedignidade como sinônima da confiabilidade, Lemieux et al. (2019) consideram que esta é composta pela autenticidade, confiabilidade e completude dos documentos. 3.2 Documento e documento de arquivo Abordar e compreender o documento de arquivo e as suas peculiaridades remete, antes de mais, à uma necessidade de entender o documento no sentido lato para daí, conceituá-lo e entendê-lo no contexto arquivístico, considerando os elementos especiais que o destinguem dos demais. O termo “documento”, no latim documentum “[…] tanto pode ser entendido como algo que transmite conhecimentos ou como o que testemunha acerca de fatos” (Calderon, 2013, p. 78). Assim, o termo tem várias acepções dependendo da área e do contexto onde for empregue, podendo ser considerado ora como objeto de estudo ora como informação e, estes elementos são definidores das formas de análise, tratamento e organização desses documentos na ótica das distintas atividades humanas que se modificam ao longo do tempo. A autora informa que o surgimento do documento é associado à necessidade do homem fazer registros das suas atividades para garantir que as experiências vividas pelos antepassados sirvam de orientação para as ações futuras, assim como para regulamentar as relações interpessoais ou atender às aspirações de natureza espiritual, intelectual e de lazer, associadas à religião, política, administração, economia e mais. O conceito de documento já conheceu diversas abordagens ao longo dos anos e épocas (sociais e tecnológicas) tal que, os primeiros conceitos de documento apresentavam um foco mais orientado ao suporte informacional, considerando-se o documento como, por exemplo, toda a informação registrada em um suporte material (papel, fita, disco óptico e outros) utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa. Esta forma de conceituação granjeou considerável valorização até que se deram os primeiros sinais do surgimento de documentos eletrônicos e digitais. No entanto, bem antes de todo o cenário digital/eletrônico condicionar e demandar uma ressignificação do conceito de documento, Otlet (1934) apresentou um conjunto de 43 ideias que serviram de fundamento para a ampliação do conceito, não limitando-o ao suporte físico e nem a documento como texto. Mas note-se que, ainda antes de Otlet que foi um “expoente”, Hilary Jenkinson já abordava a dificuldade e complexidade na definição de documento “[…] o fato é que nos tempos modernos a palavra documento, que usa-se na falta de uma melhor, é muito difícil de definir…” (Jenkinson, 1922, p. 5). No entanto, a abordagem de Otlet influenciou vários estudiosos como foi o caso de Suzzane Briet que apresentou novas formas de compreender o documento, passando a considerar documento como tudo aquilo que transmite informação, sejam fenômenos físicos ou intelectuais ou seja, evidência concreta ou simbólica, registrada e conservada, visando representar, construir ou provar um fenômeno físico ou intelectual. A autora dá exemplos de animais catalogados e expostos como sendo elementos a serem compreendidos como documentos, pois transmitem informação e deles podem derivar tantos outros documentos, de gêneros e espécies distintas. Conforme se pode ler, “[…] o antílope catalogado é um documento inicial e os outros documentos são secundários ou derivados” (Briet, 1951, p. 8, tradução nossa). Na mesma perspectiva, Buckland (1997) alerta que o documento não é apenas o textual, mas deve-se considerar uma multiplicidade de elementos que representam fenômenos de interesse como eventos, processos, imagens e os próprios objetos textuais. Influenciados por essas abordagens, os conceitos mais próximos da atualidade, são mais abertos ao acolhimento da noção de documento nas suas mais distintas dimensões conforme se pode observar em Bellotto (2004a) ao considerar documento como ‘’[…] toda manifestação produzida pelo homem em razão de registrar uma atividade ou função seja ela jurídica, científica, artística, cultural ou ainda informacional, independente do meio de transmissão’’. O mesmo se pode observar em Calderon (2013) ao conceituar documento como uma informação registrada em um suporte que admite diversas abordagens e abre caminho para reflexões sobre sua natureza e propriedades distintas e no conceito do Arquivo Nacional (2005) que o concebe como unidade de registro de informações, qualquer que seja o formato ou o suporte. Verifica-se nestes três conceitos uma abordagem mais aberta e que não limita a compreensão que se deve ter do documento. 44 Do conjunto de registros feitos pelo homem no exercício das suas atividades surgem aqueles documentos que ostentam o valor de prova ou testemunho, que têm validade jurídica e que são fundamentais para a continuidade das atividades de uma pessoa ou instituição, isto é, nascem os documentos de arquivo, que pelas suas peculiaridades, distinguem-se dos de outras àreas como a Biblioteca e o Museu. 3.2.1 Documento de arquivo Heredia Herrera (2007) faz uma abordagem conceitual muito interessante sobre o documento de arquivo, apresenta uma autocrítica e faz uma crítica a vários autores, discordando aa forma como estes conceituam o documento de arquivo e apontando as limitações, bem como os excessos presentes em cada conceito. Sem objetivar trazer esse conjunto de críticas, a menção a esta autora serve de “remissiva” para mostrar a grande complexidade que sempre esteve em torno do conceito de documento de arquivo, nas perspectivas analógica e digital. O entendimento teórico-conceitual do documento de arquivo é crucial para que se possa determinar de forma consciente e inequívoca as ações inerentes ao seu tratamento, guarda, recuperação e condições ideiais para a sua preservação em segurança, salvanguardando-se a manutenção da sua autenticidade e acesso a longo prazo. Notadamente, os documentos arquivísticos são totalmente distintos dos demais, pois têm as suas peculiaridades e, no ambiente analógico, assim como no digital, estes só podem ser interpretados e compreendidos dentro do seu contexto original de produção, junto dos seus correlatos, mantendo os laços orgânicos existentes entre si. “O termo documento pode assumir diferentes funções, dependendo do contexto, seja no cotidiano, seja em áreas que o têm como objeto de estudo” (Tonello; Madio, 2018, p. 82). Conforme salienta Bellotto (2002), a especificidade do documento de arquivo é marcada pelo fato de ele ser rotineiramente elaborado em decorrência das atividades administrativas, tanto do setor público quanto do privado, para responder a um determinado objetivo, sendo por isso, determinante o seu caráter probatório e testemunhal, bem como o seu vínculo com os demais e com a instituição produtora. Heredia Herrera (2007) reforça o exposto acima ao afirmar que o documento de arquivo apresenta características essenciais como: 45 i) Sua origem, ligada a um produtor, suas funções e atividades. Os documentos de arquivo nascem em razão da realização das atividades, funções, missão e objetivos de uma determinada pessoa jurídica (pública ou privada) ou pessoa física. Muitas vezes, derivam de outros (anteriores) e abrem espaço para a criação de outros tantos (posteriores) dependendo das demandas que forem surgindo durante a tramitação dos assuntos que determinam o seu nascimento. ii) Seu caráter seriado, que ao longo do tempo origina séries documentais; iii) Sua condição de único, que determina sua originalidade; iv) Sua autenticidade, que não implica veracidade, mas ausência de manipulação. v) Sua autenticidade, que deve ser tomada em conta desde a produção e mantida ao longo de todo o ciclo de vida, com a vista