Diagnóstico arquivístico: estudo de caso no arquivo de uma empresa do setor alimentício do estado de São Paulo - Santos, Carmen Lúcia de Oliveira dos [UNESP] (Universidade Estadual Paulista (Unesp), 2023)
A gestão de documentos é o procedimento inicial de organização de um arquivo, para que ele possa oferecer acesso aos documentos e a informação, cumprindo sua finalidade. Assim o objetivo da pesquisa foi desenvolver um diagnóstico arquivístico como instrumento norteador, no ambiente do arquivo da empresa do setor alimentício, a fim de identificar as características do acervo, as atividades desenvolvidas, o fluxo informacional e documental e o processo de gestão de documentos. Ressalta-se que esse estudo além de colaborar para aperfeiçoar a gestão de documentos da empresa, poderá contribuir para o aprofundamento do assunto, favorecendo a construção e consolidação de ferramentas e estudos sobre diagnóstico arquivístico e teorias na área da Arquivologia. A problemática da pesquisa pode ser traduzida na seguinte questão: Como o diagnóstico arquivístico poderá contribuir para levantar dados que possibilitem colaborar de forma efetiva no processo de gestão de documentos, identificando possíveis barreiras ou lacunas que dificultam o acesso à informação no arquivo da empresa que já possui tratamento documental? Caracteriza-se por uma pesquisa qualitativa, exploratória e descritiva, utilizando como método o estudo de caso. Os procedimentos metodológicos referem-se inicialmente a elaboração do levantamento bibliográfico. A coleta de dados foi realizada através de instrumentos de pesquisa: entrevistas, observação e análise dos documentos, realizando a análise e interpretação de dados por meio da triangulação. A partir da análise dos resultados foi possível constatar que existe um trâmite documental confuso, que precisa melhorar. O arquivo apesar de estar em parte organizado ainda carece de uma reavaliação e reorganização, considerando que passou por tratamento documental há alguns anos. Ademais o diagnóstico arquivístico, como processo avaliativo da gestão de documentos, precisa ser reaplicado em períodos não muito longos, buscando manter a qualidade da produção, uso, tramitação e destinação dos documentos. Os objetivos da pesquisa foram alcançados, pois através do diagnóstico compreendemos a situação do arquivo físico, discorrendo sobre as intervenções necessárias para uma gestão de documentos eficiente e a recuperação da informação com segurança e rapidez.

Records management is the initial procedure for organizing a file, so that it can offer access to documents and information, fulfilling its purpose. Thus, the objective of the research was to develop an archival diagnosis as a guiding instrument, in the archive environment of the food sector company, in order to identify the characteristics of the collection, the activities carried out, the informational/documentary flow and the document management process. It is noteworthy that this study, in addition to helping to improve the company's record management, may contribute to deepening the subject, favoring the construction and consolidation of tools and studies on archival diagnosis and theories in the area of Archival Science. The research problem can be translated into the following question: How can archival diagnosis contribute to collecting data that make it possible to collaborate effectively in the Record Management process, identifying possible barriers or gaps that hinder access to information in the company's archive that already Does it have documentary treatment? It is characterized by qualitative, exploratory and descriptive research, using case study as a method. The methodological procedures initially refer to the preparation of the bibliographic survey. Data collection was carried out using research instruments: interviews, observation and analysis of documents, performing data analysis and interpretation through triangulation. From the analysis of the results, it was possible to verify that there is a confusing document process that needs to be improved. The archive, despite being partially organized, still needs reevaluation and organization, considering that it underwent documentary treatment a few years ago. Furthermore, archival diagnosis, as an evaluation process for document management, needs to be reapplied over not too long periods, seeking to maintain the quality of production, use, processing and destination of documents. The research objectives were achieved, as through diagnosis we understood the situation of the physical archive, discussing the necessary interventions for efficient document management and the retrieval of information safely and quickly.
Archival diagnosis: case study in the archive of a company in the food sector in the state of São Paulo
Keywords: Diagnóstico arquivístico; Gestão de documentos; Arquivos empresariais; Archival diagnosis; Records survey; Records management; Business archives