Gestão de documentos públicos: o uso do sistema eletrônico de informações em uma Universidade Federal. - Fonseca, Denis Cezar [UNESP] (Universidade Estadual Paulista (Unesp), 2024)
A modernização dos processos administrativos do analógico para o digital é uma mudança de paradigma que trouxe benefícios para administração pública no Brasil, como a acessibilidade, economia de papel e transparência. Apesar disso, esse novo modelo ainda tem algumas lacunas em relação a gestão de documentos eletrônicos, que precisam ser aprofundadas. Diante desse cenário, e considerando que o Chile é uma referência em inovação para a América Latina, tendo implementado iniciativas para promover o acesso à informação e o desenvolvimento da tecnologia, ao incluir o país na pesquisa, buscou-se entender sobre o seu modelo de gestão de documentos eletrônicos, trazendo essa visão para o modelo brasileiro e ajudando na análise dos resultados dessa pesquisa. No Brasil, a Lei 8.159/1991 dispõe sobre a política nacional de arquivos, já o decreto 8.539/2015 veio complementar essa lei promovendo a modernização e a transformação digital, substituindo o uso do papel para a criação de processos administrativos pelo meio eletrônico. Portanto, o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), foi a solução tecnológica apresentada para atender a esse decreto e disponibilizada para toda a administração pública, como no caso das universidades federais. Desse modo, a pesquisa procurou responder como é feita a gestão dos documentos eletrônicos através do SEI na Universidade Federal de Uberlândia (UFU). O objetivo geral foi levantar as políticas que contribuem para a modernização e a gestão dos documentos públicos. Como objetivo específico, pretende-se investigar a gestão de documentos eletrônicos no Chile, levantando as principais políticas que buscam a modernização e a gestão da informação. Além disso, entender como é feita a gestão dos processos eletrônicos através do SEI na UFU e, a partir da análise dessas duas experiências, criar uma proposta de avaliação de documentos eletrônicos para a universidade. É um trabalho descritivo e qualitativo, no qual foi feita uma pesquisa documental das principais Políticas de Gestão da Informação e Gestão Documental de dois países e, posteriormente, através de um estudo de caso, utilizando a UFU como modelo, foi possível entender como é realizada a criação e a gestão de documentos eletrônicos através do SEI-UFU, avaliando a quantidade de processos administrativos criados.

The modernization of administrative processes from analog to digital is a paradigm shift that has brought benefits to public administration in Brazil, such as accessibility, paper savings and transparency. Despite this, this new model still has some gaps in relation to electronic document management, which need to be deepened. Given this scenario, and considering that Chile is a reference in innovation for Latin America, having implemented initiatives to promote access to information and the development of technology, by including the country in the research, we sought to understand its model of electronic document management, bringing this vision to the Brazilian model and helping to analyze the results of this research. In Brazil, Law 8,159/1991 provides for the national archives policy, while decree 8,539/2015 complemented this law by promoting modernization and digital transformation, replacing the use of paper to create administrative processes with electronic means. Therefore, the Electronic Information System (SEI) was the technological solution presented to comply with this decree and made available to the entire public administration, as in the case of federal universities. In this way, the research sought to answer how electronic documents are managed through the SEI at the Federal University of Uberlândia (UFU). The general objective was to identify policies that contribute to the modernization and management of public documents. As a specific objective, we intend to investigate the management of electronic documents in Chile, surveying the main policies that seek to modernize and manage information. Furthermore, understand how electronic processes are managed through the SEI at UFU and, based on the analysis of these two experiences, create a proposal for evaluating electronic documents for the university. It is a descriptive and qualitative work, in which documentary research was carried out on the main Information Management and Document Management Policies of two countries and, subsequently, through a case study, using UFU as a model, it was possible to understand how it is carried out the creation and management of electronic documents through SEI-UFU, evaluating the number of administrative processes created.
Public document management: using the system electronic information in a University Federal.
Keywords: Políticas públicas; Modernização administrativa; Gestão de documentos; Sistema Eletrônico de Informações; Public Policies; Administrative modernization; Document management; Electronic Information System