Avaliação de documentos: estudo de caso acerca dos instrumentos de gestão de documentos produzidos pelo Arquivo Público do Estado de São Paulo

Abstract

Esta dissertação aprofunda-se na gestão e avaliação de documentos, explorando como a teoria se aplica na prática. O estudo tem como foco principal a análise dos instrumentos de gestão de documentos criados pelo Arquivo Público do Estado de São Paulo (APESP), que são essenciais para a organização e o controle dos documentos produzidos pela administração pública estadual. A pesquisa investiga o processo de criação e o conteúdo desses instrumentos, buscando entender como eles contribuem para a eficiência administrativa e a preservação do patrimônio documental. O objetivo geral da pesquisa é analisar o processo de avaliação de documentos a partir do referencial teórico da área de Arquivologia, a fim de compreender como os instrumentos do APESP foram produzidos. A pesquisa busca confrontar a teoria apresentada por pesquisadores da área com a prática observada nos instrumentos do APESP, para identificar semelhanças e diferenças. A metodologia utilizada incluiu uma revisão bibliográfica, um estudo de caso, e uma entrevista com Alexandre Bianchi, o chefe da Divisão de Gestão de Documentos do Arquivo Público do Estado de São Paulo. O estudo de caso procurou confrontar os princípios teóricos da gestão e avaliação de documentos com as diretrizes dos instrumentos do APESP. A análise dos instrumentos de gestão de documentos do APESP demonstrou que a teoria se relaciona com a prática. A dissertação conclui que a produção desses instrumentos utilizou a classificação funcional, a teoria das três idades, a teoria de valores de Schellenberg (2006), o princípio da proveniência e a organicidade. Por fim, conclui-se que os instrumentos de gestão de documentos do APESP são um modelo de gestão arquivística que promove a eficiência administrativa, a segurança jurídica, a transparência e a preservação do patrimônio documental do estado de São Paulo.

This dissertation delves into record management and evaluation, exploring how theory applies in practice. The study focuses primarily on analyzing the record management tools created by the São Paulo State Public Archives (APESP), which are essential for organizing and controlling record produced by the state's public administration. The research investigates the creation process and content of these tools, seeking to understand how they contribute to administrative efficiency and the preservation of record heritage. The overall objective of the research is to analyze the record evaluation process using the theoretical framework of Archival Science, in order to understand how APESP's tools were produced. The research seeks to compare the theory presented by researchers in the field with the practice observed in APESP's tools, identifying similarities and differences. The methodology used included a literature review, a case study, and an interview with Alexandre Bianchi, the head of the Record Division of the São Paulo State Public Archives. The case study sought to compare the theoretical principles of record management and evaluation with the guidelines of APESP's tools. The analysis of APESP's record management tools demonstrated that theory connects with practice. The dissertation concludes that the production of these tools utilized functional classification, the three-age theory, Schellenberg's theory of values (2006), the principle of provenance, and organicity. Finally, it is concluded that APESP's record management tools are an archival management model that promotes administrative efficiency, legal certainty, transparency, and the preservation of the state of São Paulo's documentary heritage.