Gestão de indicadores internos de PMO utilizando um dashboard em Power BI

Abstract

Em uma empresa onde os projetos são uma forma de realizar esforços internos e externos visando melhorias de processos, lançamento de novos produtos, expansão ou criação de espaços físicos, entre muitas outras iniciativas, tem-se a necessidade de uma área exclusiva para gestão dessas atividades, o PMO (Project Management Office) ou escritório de projetos, é focado em realizar, gerenciar e padronizar a execução dos projetos, garantindo que as ações estejam alinhadas com as estratégias de crescimento e a metodologia proposta pela empresa. Nesse trabalho, é realizado um estudo de como é a rotina de um PMO já consolidado em uma empresa de nutrição animal, como funciona a organização interna da área, qual o papel e responsabilidade dentro do gerenciamento dos projetos e os indicadores para atingimento dos resultados; como também é abordado qual a rotina e os processos que são necessários para essas atividades e como a ferramenta do Power Bi auxilia na gestão do portfólio e reduz o tempo gasto para realizar as tarefas rotineiras. Isto, tendo como base para esse trabalho um portfólio de com mais de 500 projetos divididos em quatro grandes áreas, Comercial, Operações, RMS (compras) e Supply Chain. Através de ferramentas de melhoria continua, como mapeamento de processos e yamazumi, a rotina estudada foi melhor entendida e o tempo gasto em cada atividade foi quantificado. A partir da analise de automatização de cada etapa foi desenhado um dashboard que pode fornecer uma melhor vizualização dos indicadores do PMO e reduzir o tempo gasto em atividades que não agregam valor ao processo.

In a company where projects are a way of carrying out internal and external efforts aimed at improving processes, launching new products, expanding or creating physical spaces, among many other initiatives, there is a need for an exclusive area to manage these activities, The PMO (Project Management Office) is focused on carrying out, managing and standardizing the execution of projects, ensuring that actions are aligned with the growth strategies and methodology proposed by the company. In this work, a study will be carried out on the routine of a PMO already consolidated in an animal nutrition company, how the internal organization of the area works, what is the role and responsibility within project management and the indicators for achieving results, It will also be discussed what routine and processes are necessary for these activities and how the Power Bi tool helps in portfolio management and reduces the time spent carrying out routine tasks. We have as a basis for this work a portfolio of more than 500 projects divided into four main areas, Commercial, Operations, Purchasing and Supply Chain. Through continuous improvement tools, such as process mapping and yamazumi, a scientific routine was better understood and the time spent on each activity was quantified. Based on the automation analysis of each step, a dashboard was designed that can provide a better visualization of PMO indicators and reduce the time spent on activities that do not add value to the process.