Mapeamento de processos como ferramenta auxiliar para conversão digital em gestão de documentos acadêmicos

Abstract

A busca por estratégias ocorre, diante da necessidade das instituições em alinhar os seus objetivos com (juntamente) às suas ações, pessoas, processos e documentos. Neste contexto, a informação assume caráter cada vez mais estratégico e é vista como requisito básico para a sobrevivência das organizações, no cumprimento de sua missão, as organizações utilizam informações registradas e não registradas, algumas mais do que outras precisam zelar e cuidar destas informações registradas por mais tempo ou até mesmo de forma permanente, o que acontece com as instituições de ensino superior - IES. A massa documental presente em uma IES é de extrema importância por tratar de registros de informações que dão suporte ao conhecimento e reconhecimento de parte da vida do estudante, composta pelo período de estudo e toda sua história dentro da instituição. Devido esta importância em meados de 2018 o Ministério da Educação passou a exigir a conversão digital de documentos acadêmicos de discentes seguindo algumas regras e exigências. Com grande massa documental nas instituições de ensino buscar estratégias que auxiliem no planejamento de ações a serem desenvolvidas na digitalização dos documentos é essencial para otimizar e dar eficácia ao processo, com isso o mapeamento de processos como alicerce operacional para o cumprimento da legislação na Gestão Documental passa a ser estudado. Com isso o objetivo deste trabalho é analisar a influência do mapeamento de processos como ferramenta para a Gestão de Documentos no processo de conversão digital de documentos. Esta é uma pesquisa qualitativa de natureza exploratória e descritiva, onde foi utilizado o método de pesquisa-ação. O mapeamento de processos traz suporte à tomada de decisão para Gestão Documental até o momento da conversão digital, auxiliando na redução de falhas na produção ou tramitação dos documentos, na acumulação de documentos, na falta de procedimentos para lidar com os documentos, no acesso à informação, auxiliando na criação de estratégias de guarda e organização documental, no descarte dos documentos e ainda auxilia na execução das práticas, pois se torna possível a padronização das ações da equipe envolvida no processo, o mapeamento possibilitou o desenvolvimento de estratégias que se a IES tiver a intenção de continuar o processo de conversão digital nos demais documentos é possível executar as ações que serão amparadas pelo mapeamento.

The search for strategies occurs, given the need of institutions to align the its objectives with (along with) its actions, people, processes and documents. In this context, information assumes an increasingly strategic character and is seen as a basic requirement for the survival of organizations, in fulfilling their mission, organizations use registered and unregistered information, some more than others need to watch over and take care of this recorded information. longer or even permanently, which happens with higher education institutions - IES. The mass of documents present in an HEI is extremely important because it deals with records of information that support the knowledge and recognition of part of the student's life, consisting of the period of study and all its history within the institution. Due to this importance in mid-2018, the Ministry of Education began to require the digital conversion of students' academic documents following some rules and requirements. With a large mass of documents in educational institutions, seeking strategies that help in the planning of actions to be developed in the digitization of documents is essential to optimize and make the process effective, with this the mapping of processes as an operational foundation for compliance with legislation in Document Management becomes studied. Thus, the objective of this work is to analyze the influence of process mapping as a tool for Document Management in the process of digital conversion of documents. This is an exploratory and descriptive qualitative research, where the action research method was used. Process mapping supports decision-making for Document Management until the moment of digital conversion, helping to reduce failures in the production or processing of documents, in the accumulation of documents, in the lack of procedures to deal with documents, in access to information, assisting in the creation of strategies for document storage and organization, in the disposal of documents and also assists in the execution of practices, as it becomes possible to standardize the actions of the team involved in the process, the mapping made it possible to develop strategies that the IES intends to continue the digital conversion process in the other documents, it is possible to perform the actions that will be supported by the mapping.