Gestão de documentos na Unesp de Marília: um estudo de caso do protocolo institucional

Abstract

Este trabalho de conclusão de curso reflete sobre o conceito de protocolo, a partir da definição do termo e de um estudo de caso da STCOM da Universidade Estadual Paulista “Júlio de Mesquita Filho” do campus Marília e analisa brevemente o impacto que a inserção do computador traz para o ambiente administrativo. Para isso, analisamos o termo protocolo e seus usos, mostrando sua importância para a gestão de documentos, as rotinas e procedimentos da STCOM e brevemente a organização administrativa da UNESP. A partir do material preservado pela Seção se tornou possível mapear a transição dos tramites manuais até o uso do SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos), e o início da produção de documentos em meio digital. Se mostra crucial compreender o gerenciamento da documentação produzida, os sistemas que regem a produção documental e o protocolo e as mudanças que ocorrem nos procedimentos e normas até chegarem ao formato atual. Para que esse objetivo seja atingido, se mostra importante analisar a estrutura administrativa da UNESP com sua organização multicampi onde cada Campus possui produção de documentação e administração próprios, estando todos vinculados à reitoria. A metodologia utilizada foi um estudo de caso exploratório qualitativo, que, somado a bibliografia sobre o tema permitiram uma reflexão sobre o protocolo, e publicizar o trabalho da STCOM. Esse projeto se embasa na importância de historicizar os avanços da arquivologia e dos métodos de acesso e arquivamento, bem como a importância de apontar essas mudanças no armazenamento de acervos, desde o papel, passando pelo hibridismo e chegando ao ambiente digital. Essa demanda se mostra presente na grade do curso de arquivologia da UNESP, que se adequa à inserção de tecnologias aliadas às práticas arquivísticas.

This end-of-course paper reflects on the concept of protocol, based on the definition of the term and a case study of the Technical Communications Section of the Universidade Estadual Paulista “Júlio de Mesquita Filho” on the Marília campus, and briefly analyzes the impact that the introduction of computers has had on the administrative environment. To do this, we analyzed the term protocol and its uses, showing its importance for document management, the routines and procedures of STCOM and briefly the administrative organization of UNESP. From the material preserved by the Section, it was possible to map the transition from manual processing to the use of SIGAD (Computerized Document Management System), and the start of digital document production. It is crucial to understand the management of the documentation produced, the systems that govern document production and protocol, and the changes that occur in procedures and standards until they reach the current format. In order to achieve this goal, it is important to analyse the administrative structure of UNESP with its multi-campus organization where each campus has its own documentation production and administration, all of which are linked to the rectory. The methodology used was a qualitative exploratory case study, which, together with the bibliography on the subject, allowed us to reflect on the protocol and publicize the work of the Technical Communications Section. This project is based on the importance of historicizing.