Business Intelligence na gestão de compras: automatizando processos

Abstract

No panorama industrial contemporâneo, a busca pela eficiência permeia não somente os processos produtivos, mas também se estende às áreas administrativas. Em um ambiente globalizado e competitivo, onde as margens de lucro são frequentemente comprimidas, a otimização e automação dos processos administrativos emergem como uma necessidade vital. Dentro desse contexto, o setor de compras desempenha um papel fundamental, pois é responsável pela gestão e aquisição de insumos essenciais para a produção. A eficiência do setor de compras impacta diretamente a cadeia de suprimentos e, consequentemente, a capacidade da empresa de atender às demandas do mercado de forma pontual e competitiva. A pontualidade na entrega de mercadorias (OTD - On Time Delivery) é um aspecto crucial no setor de compras, sendo um indicador chave de desempenho (KPI) que mede a eficácia das entregas dos fornecedores e, consequentemente, o desempenho do setor. O cerne deste trabalho é a necessidade de melhorar o desempenho do OTD, utilizando ferramentas universais e disponíveis nas empresas. Para atingir esse objetivo, este projeto visa desenvolver uma metodologia de trabalho que melhore a cobrança dos fornecedores por meio do envio de mensagens automáticas. Os dados de OTD dos fornecedores obtidos serão tratados e analisados no PowerBI, permitindo que cada envio subsequente de mensagens seja mais preciso. No desenvolvimento, foram utilizados o PowerAutomate para enviar e-mails automáticos, scripts em VBA para extrair dados de OTD do SAP (software ERP) e o PowerBI para compilar e visualizar os resultados. Esta abordagem integrada permitiu uma coleta e tratamento eficientes dos dados, resultando em uma melhoria considerável do OTD no setor de compras. Além da melhoria do OTD, a visualização e análise de dados tornaram-se mais acessíveis e eficientes através do PowerBI, beneficiando todo o ecossistema da empresa.

In the contemporary industrial landscape, the pursuit for efficiency permeates not only productive processes but also extends to administrative areas. In a globalized and competitive environment where profit margins are often compressed, the optimization and automation of administrative processes emerge as a vital necessity. Within this context, the purchasing sector plays a fundamental role, as it is responsible for the management and acquisition of essential inputs for production. The efficiency of the purchasing sector directly impacts the supply chain and, consequently, the company's ability to meet market demands promptly and competitively. The on-time delivery of goods (OTD - On Time Delivery) is a crucial aspect of the purchasing sector, serving as a key performance indicator (KPI) that measures the effectiveness of supplier deliveries and, consequently, the sector's performance. The core of this work is the need to improve OTD performance using universal and available tools within companies. To achieve this goal, this project aims to develop a work methodology that enhances supplier follow-up through the sending of automated messages. The OTD data obtained from suppliers will be processed and analyzed in PowerBI, allowing each subsequent message to be more precise. In the development, PowerAutomate was used to send automated emails, VBA scripts were used to extract OTD data from SAP (ERP software), and PowerBI was used to compile and visualize the results. This integrated approach enabled efficient data collection and processing, resulting in a considerable improvement in OTD in the purchasing sector. In addition to the improvement in OTD, data visualization and analysis became more accessible and efficient through PowerBI, benefiting the entire company ecosystem.