Gestão da informação aplicada à administração tributária municipal: um estudo de caso na cidade de Lins/SP

Abstract

É grande o volume de informações produzidas a todo o momento e oriundas de todos os lugares. Sejam elas públicas ou privadas, as organizações são constituídas de informações que auxiliam tanto na comunicação quanto na tomada de decisão. Nas organizações públicas, os gestores possuem múltiplas finalidades, sendo que uma delas, de extrema importância, é o constante aprimoramento da administração tributária, que é a parte da administração pública que trata da receita tributária, ou seja, da entrada de recursos retirados dos contribuintes para a manutenção da máquina administrativa e melhor prestação de serviços para a sociedade. Assim sendo, é imprescindível que os fluxos das informações orgânicas no ambiente da Administração Tributária Municipal sejam mapeados e as informações, gerenciadas de maneira efetiva e inteligente. Diante disso, a pesquisa tem como objetivo analisar o uso da informação na Administração Tributária Municipal como contributo para a otimização dos processos administrativos. Para isso, foi adotada como metodologia a pesquisa de natureza qualitativa, do tipo exploratória, descritiva e documental, realizada por meio do método de Estudo de Caso, sendo a Administração Tributária Municipal da cidade de Lins/SP o universo de pesquisa. Para o levantamento bibliográfico aplicou-se a técnica de Revisão de Literatura e para a coleta de dados aplicou-se a entrevista estruturada, questionários, roteiro de observação direta e a análise dos sistemas e documentos. A técnica utilizada para a análise de dados foi a de triangulação de dados. Como resultados, a análise demonstrou a existência de ferramentas de gestão da informação para atendimento ao cidadão e acesso à legislação, entretanto que elas necessitam de adequações para melhor funcionalidade. Identificou-se a fontes de informação utilizadas pela Administração Tributária para coleta de dados e tomada de decisão, e que essa tomada de decisão é alicerçada nas informações retiradas do banco de dados, composto por processos análogos, armazenados em pastas de documentos do computador e nos sistemas de gestão utilizados, principalmente o Receitas Municipais. Por fim, identificou-se os procedimentos a serem implantados e ou corrigidos a fim de tornarem os setores que compõem a Administração Tributária mais eficientes e eficazes. Como considerações finais, a pesquisa demonstrou que não há procedimentos estruturados voltados à informação, no entanto, verificou-se alguns elementos representativos a respeito do tratamento da informação pela Administração Tributária Municipal, o que comprova a potencialidade da GI para a melhoria dos processos, na promoção da eficiência e eficácia administrativa.

The volume of information produced at all times and from all over the world is large. Organizations, whether public or private, are made up of information that helps both in communication and decision-making. In public organizations, managers have multiple purposes, and one of them, of extreme importance, is the constant improvement of the tax administration, which is the part of the public administration that deals with tax revenue, that is, the entry of resources that are withdrawn from contributors to the maintenance of the administrative machinery and better provision of services to society. Therefore, it is essential that the flows of organic information in the environment of the Municipal Tax Administration be mapped and the information managed in an effective and intelligent way. Therefore, the research aims to analyze the use of information management in Municipal Tax Administration as a contribution to the optimization of administrative processes. For this, a qualitative research methodology was adopted, exploratory, descriptive and documentary, carried out through the Case Study method, with the Municipal Tax Administration of the city of Lins/SP being the research universe. For the bibliographic survey, the Literature Review technique was applied and for data collection, the structured interview, questionnaires, direct observation script and the analysis of systems and documents were applied. The technique used for data analysis was data triangulation. As a result, the analysis showed the existence of information management tools to serve citizens and access legislation, however they need adjustments for better functionality. The sources of information used by the Tax Administration for data collection and decision-making were identified, and that this decision-making is based on information taken from the database, composed of analogous processes, stored in computer document folders and in the management, systems used, mainly Municipal Revenue. Finally, the procedures to be implemented and/or corrected were identified in order to make the sectors that make up the Tax Administration more efficient and effective. As final considerations, the research showed that there are no structured procedures aimed at information, however, there were some representative elements regarding the treatment of information by the Municipal Tax Administration, which proves the potential of GI to improve processes, in promoting administrative efficiency and effectiveness.